Doklad, ktorý neobsahuje všetky zákonné náležitosti, vám pri daňovej kontrole neuznajú – a to platí rovnako pre náklad v účtovníctve, ako aj pre odpočítanie DPH. Faktúra platiteľa DPH musí spĺňať údaje podľa § 74 zákona o DPH, bežný účtovný doklad zase náležitosti podľa § 10 zákona o účtovníctve. Rozdiel medzi „papierom, ktorý vyzerá ako faktúra“ a dokladom, ktorý obstojí, je práve v týchto detailoch.
Prečo pri kontrole rozhoduje obsah dokladu, a nie to, že existuje?
Pri daňovej kontrole nestačí, že doklad máte. Kontrolór posudzuje, či náklad alebo odpočítanie dane sú riadne preukázané – teda či doklad jednoznačne hovorí, kto, komu, čo, kedy a za koľko dodal. Ak niektorý povinný údaj chýba alebo je nesprávny, správca dane môže náklad vyňať zo základu dane, prípadne neuznať odpočítanie DPH. Firma tak zaplatí vyššiu daň, hoci obchod reálne prebehol.
Kvalitná evidencia dokladov preto nie je administratívny formalizmus, ale ochrana pred dorubením dane a sankciami. Náležitosti dokladov navyše nadväzujú na ďalšie povinnosti – od registrácie po prvé úkony po nej sme písali v článku o prvých povinnostiach platiteľa DPH. Kým sa pustíte do vystavovania faktúr, oplatí sa mať v týchto pravidlách jasno.
Aký je rozdiel medzi účtovným dokladom a faktúrou?
Účtovný doklad je nadradený pojem – patria doň všetky preukázateľné záznamy o účtovných prípadoch: pokladničné doklady, bankové výpisy, interné doklady aj faktúry. Faktúra je teda len jeden druh účtovného dokladu, ktorý sa používa pri predaji a nákupe tovaru či služieb. Každá faktúra musí spĺňať náležitosti účtovného dokladu; ak ju však vystavuje platiteľ DPH, pribúdajú ďalšie povinné údaje podľa zákona o DPH.
V praxi to znamená, že neplatiteľ DPH vystavuje faktúru, ktorá „len“ napĺňa zákon o účtovníctve, zatiaľ čo platiteľ musí ustrážiť aj deväť údajov podľa § 74 zákona o DPH. Zámena týchto dvoch rovín je bežnou príčinou chýb, ktoré vyplávajú práve pri kontrole.
Čo musí obsahovať účtovný doklad podľa zákona o účtovníctve?
Náležitosti účtovného dokladu vymedzuje § 10 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve. Doklad je preukázateľný, len ak obsahuje všetky tieto údaje:
- slovné a číselné označenie dokladu,
- obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
- peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
- dátum vyhotovenia dokladu,
- dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
- podpisový záznam osoby zodpovednej za účtovný prípad a osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
- označenie účtov, na ktorých sa prípad zaúčtuje (v podvojnom účtovníctve).
Tieto údaje musí spĺňať aj interný doklad, ktorým si napríklad zaúčtujete odpisy či rezervu. Práve chýbajúci podpisový záznam alebo neurčitý opis prípadu („služby“ bez ďalšieho vysvetlenia) často znižujú dôkaznú silu dokladu.
Aké náležitosti navyše vyžaduje faktúra platiteľa DPH?
Faktúra platiteľa DPH musí podľa § 74 ods. 1 zákona o DPH obsahovať: meno a adresu dodávateľa aj odberateľa spolu s ich IČ DPH, poradové číslo faktúry, dátum dodania tovaru alebo služby (ak sa líši od dátumu vyhotovenia), dátum vyhotovenia faktúry, rozsah a druh dodaného plnenia, základ dane a jednotkovú cenu bez dane vrátane prípadných zliav a rabatov, uplatnenú sadzbu dane a napokon výšku dane v eurách.
Za týmito bodmi sa skrýva množstvo praktických chýb: chýbajúce IČ DPH odberateľa, nesprávne uvedený dátum dodania alebo len všeobecný opis „poradenstvo“ namiesto konkrétneho plnenia. Ak faktúra takúto vadu obsahuje, odberateľovi hrozí spochybnenie odpočítania DPH. Ako sa spochybnené odpočítanie a opravné doklady riešia v praxi, sme rozobrali v texte o odpočítaní DPH a opravných faktúrach.
Kedy stačí zjednodušená faktúra a čo na nej byť nemusí?
Zákon pozná aj zjednodušenú faktúru, ktorá nemusí obsahovať identifikačné údaje odberateľa ani jednotkovú cenu. Použiť ju možno pri dokladoch, ktorých suma vrátane dane nepresahuje 100 eur. Za zjednodušenú faktúru sa považuje aj doklad z pokladnice eKasa alebo z tankovacieho automatu, ak cena vrátane dane nepresahuje 400 eur.
Príklad: bloček z eKasy za nákup kancelárskych potrieb za 90 eur je plnohodnotným daňovým dokladom, aj keď na ňom nie je vaša firma uvedená. Pozor však na hranicu – ak odberateľ potrebuje jednoznačne preukázať nárok na odpočítanie DPH, vyžiadajte si radšej riadnu faktúru s vaším IČ DPH, aby doklad pri kontrole nevzbudzoval pochybnosti.
Dokedy musíte faktúru vyhotoviť?
Lehotu na vyhotovenie faktúry určuje § 73 zákona o DPH: platiteľ ju musí vystaviť do 15 dní odo dňa dodania tovaru alebo služby, prípadne odo dňa prijatia platby, ak ju dostal ešte pred dodaním. Ak platbu prijmete vopred, faktúru vystavíte do 15 dní od jej prijatia alebo najneskôr do konca kalendárneho mesiaca, v ktorom ste ju prijali. Ide o hmotnoprávnu lehotu, ktorá sa nepredlžuje ani vtedy, keď 15. deň pripadne na víkend.
Do budúcna sa pravidlá sprísňujú aj technicky – povinná elektronická fakturácia sa blíži a týkať sa bude čoraz širšieho okruhu podnikateľov. Čo prinesie a koho sa dotkne, sme zhrnuli v článku o e-faktúre od roku 2027.
Ktoré chyby doklad pri kontrole najčastejšie „položia“?
Najčastejšou príčinou neuznaného nákladu je doklad, ktorý neopisuje reálne plnenie – všeobecné formulácie typu „práce podľa dohody“ bez špecifikácie rozsahu. Ďalej sú to chýbajúce alebo nesprávne IČ DPH, nesprávny dátum dodania (rozhodujúci pre vznik daňovej povinnosti) a doklady vystavené na inú osobu, než ktorá plnenie skutočne prijala.
Odporúčame doklady kontrolovať priebežne, nie až pri uzávierke. Overte si, či faktúra sedí s objednávkou a dodaním, či je čitateľná a či na nej nechýba žiadny povinný údaj. Ak vadu odhalíte včas, dá sa opraviť opravnou faktúrou alebo dobropisom; ak ju objaví až kontrolór, býva to spojené s dorubením dane a sankciou.
Nie ste si istí, či vaše faktúry a účtovné doklady obstoja pri kontrole? Radi vám evidenciu prejdeme a nastavíme tak, aby bola bez rizika.
Časté otázky
Môžem si odpočítať DPH zo zjednodušenej faktúry z eKasy?
Áno, doklad z eKasy do 400 eur vrátane dane sa považuje za zjednodušenú faktúru a nárok na odpočítanie dane z neho vzniknúť môže. V praxi však odporúčame pri väčších nákupoch pýtať riadnu faktúru s vaším IČ DPH. Jednoznačne identifikovaný doklad totiž pri kontrole nevyvoláva pochybnosti o tom, kto plnenie prijal.
Čo ak faktúra nemá niektorú povinnú náležitosť?
Chýbajúcu náležitosť treba doplniť opravnou faktúrou od dodávateľa; samotná faktúra sa dá opraviť len tým, kto ju vystavil. Ak vadu odhalíte pred kontrolou, riziko neuznania odpočítania DPH výrazne znížite. Doklad, ktorý neopisuje reálne plnenie alebo je vystavený na nesprávnu osobu, však opravou „naoko“ nezachránite.
Dokedy musím vystaviť faktúru po dodaní tovaru?
Platiteľ DPH má na vyhotovenie faktúry 15 dní odo dňa dodania tovaru alebo služby, prípadne odo dňa prijatia platby prijatej pred dodaním. Ak ste platbu prijali vopred, faktúru vystavíte do 15 dní od jej prijatia alebo do konca daného kalendárneho mesiaca. Lehota je hmotnoprávna a nepredlžuje sa, ani keď posledný deň pripadne na víkend či sviatok.