„Zdá sa mi, že tento produkt ide dobre.“ „Myslím, že ten klient je pre nás rentabilný.“ „Mám pocit, že tohto zamestnanca potrebujeme.“ Takto vyzerajú rozhodnutia vo firmách, kde sa číslam nevenuje dostatok pozornosti. Problém nie je v tom, že podnikatelia sú zlí manažéri. Problém je, že nikto im nepovedal, ktoré čísla sledovať. Výsledok: rozhodnutia, ktoré stoja peniaze – a nikto nevie prečo.
Pocit vs. číslo: čo hovorí prax
Podnikateľský inštinkt má svoju hodnotu. Skúsený majiteľ vie veľa vecí intuitívne – kto je dobrý zamestnanec, ktorý klient platí spoľahlivo. Problém nastáva, keď inštinkt nahradí čísla aj tam, kde čísla existujú a sú ľahko dostupné.
Pocit hovorí: „Tento mesiac sme mali veľa zákaziek, musíme byť v pluse.“ Číslo hovorí: „Obrat vzrástol o 20 %, ale náklady vzrástli o 35 % – sme v mínuse.“
Rozdiel medzi týmito dvoma pohľadmi môže byť rozdiel medzi rastúcou a krachujúcou firmou. Aj keď navonok vyzerajú rovnako zaneprázdnene.
Kde rozhodovanie bez dát bolí najviac
Cenotvorba je prvá oblasť. Mnoho podnikateľov stanovuje ceny odhadom alebo podľa konkurencie. Výsledok: niektoré zákazky sú ziskové, iné stratové – a majiteľ nevie ktoré.
Výber klientov je ďalšia oblasť. Nie každý klient, ktorý platí, je pre firmu dobrý. Niektorí zaberajú neúmerne veľa času a odčerpávajú kapacitu od rentabilnejších zákaziek. Bez dát to nie je vidieť.
Investície a nákupy sú správne alebo nesprávne len v kontexte finančnej situácie firmy. Bez prehľadu o cashflow sa z investície ľahko stane záťaž. Viac o tom, ako sledovať cashflow, nájdete v článku Cashflow vs. zisk – prečo firma môže zarábať a pritom nemať peniaze.
Zamestnávanie je jedno z najdrahších rozhodnutí firmy. Bez dát o skutočnej kapacitnej potrebe sa robí podľa zaťaženia v danom týždni – čo je zlý ukazovateľ.
Príklad z praxe
„Martin vedie firmu na upratovanie kancelárií. Mal osem stálych klientov a bol presvedčený, že všetci sú pre neho výhodní. Keď si s účtovníčkou rozrobili skutočné náklady na každého klienta – čas, dojazd, spotrebný materiál, reklamácie – zistili, že dvaja klienti generujú stratu. Martin ich nahradil dvoma novými zákazkami bližšie k základni. Zisk stúpol bez toho, aby pribudol jediný nový klient.“
Aké dáta skutočne potrebujete
Nie je potrebné zavádzať zložité systémy. Pre väčšinu malých firiem stačí sledovať niekoľko základných ukazovateľov.
Výnosy vs. náklady mesačne – koľko prišlo a koľko odišlo. Nie raz ročne, ale každý mesiac. Rentabilita zákaziek – ktoré sú ziskové a ktoré nie. Cashflow plán – koľko peňazí príde a kedy, koľko odíde a kedy. Prehľad pohľadávok – kto vám dlhuje, koľko a odkedy.
Príklad z praxe
„Lucia vedie účtovnú kanceláriu s piatimi zamestnancami. Predtým sa na čísla pozerala raz ročne. Pred dvoma rokmi začala mesačne sledovať jednoduchý prehľad: výnosy, mzdové náklady, réžia a zostatok na účte. Prvý mesiac zistila, že jedna zo služieb je trvalo stratová kvôli podhodnotenému cenníku. Cenu upravila. Za rok to predstavovalo rozdiel, ktorý pokryl mzdu jedného zamestnanca.“
Kde začať, ak ste dáta doteraz neriešili
Prvý krok nie je softvér ani tabuľka. Je to rozhovor s účtovníkom: „Čo z toho, čo už evidujeme, mi môžete dávať mesačne formou prehľadu?“ Väčšina účtovníkov to dokáže zabezpečiť z bežného účtovníctva.
Dáta, ktoré nepotrebujete, sú len šum. Začnite s troma až piatimi ukazovateľmi. Keď ich budete sledovať pravidelne, postupne sami zistíte, čo vám chýba. O tom, čo všetko môžete z účtovníctva vyčítať, sa dočítate v článku Účtovná závierka jednoducho – čo z nej vyčítate o svojej firme.
Zhrnutie
Identifikujte tri až päť čísel, ktoré chcete sledovať mesačne. Dohodnite sa s účtovníkom na pravidelnom prehľade. Pre každú väčšiu investíciu si položte otázku: aké čísla to podporujú? Sledujte rentabilitu zákaziek, nielen celkový obrat. Rozlišujte medzi obratom a ziskom – Obrat je to, čo príde na účet. Zisk je to, čo zostane po zaplatení všetkých nákladov. Sú to dve rozdielne čísla.
Ak chcete vedieť, ktoré čísla by vaša firma mala sledovať a ako ich získať z existujúceho účtovníctva, radi sa na to pozrieme spolu.