Pohľadávka po splatnosti nie je automaticky stratená. Ale čím dlhšie odberateľ neplatí, tým väčšie je riziko, že peniaze nikdy neprídu. A práve toto riziko musí firma zachytiť vo svojom účtovníctve prostredníctvom opravnej položky k pohľadávke.
Opravná položka nie je odpis pohľadávky. Pohľadávka zostáva v účtovníctve naďalej, no jej hodnota sa znižuje o sumu opravnej položky, čím účtovníctvo reálnejšie odráža pravdepodobnosť inkasa. Ide o dočasné zníženie hodnoty, nie trvalé vyradenie.
Kedy je pohľadávka riziková?
Pohľadávka sa považuje za rizikovú vtedy, keď existuje opodstatnený predpoklad, že ju dlžník úplne alebo čiastočne nezaplatí. V praxi to znamená situácie, keď odberateľ prestane komunikovať, oneskorí sa s platbou o niekoľko mesiacov, vstúpi do finančných ťažkostí alebo keď o pohľadávke prebieha spor. Viac o tom, ako sa brániť nezaplateniu, sme rozobrali v samostatnom článku.
Zákon o účtovníctve hovorí, že firma musí tvoriť opravné položky vždy, keď existuje opodstatnený predpoklad zníženia hodnoty majetku. Tvorba opravnej položky je preto v prvom rade účtovná povinnosť, nie daňová výhoda. Daňová stránka prichádza až v druhom kroku.
Ako opravná položka funguje v účtovníctve?
Tvorba opravnej položky sa účtuje na ťarchu nákladového účtu 547 a súvzťažne v prospech účtu 391, čo je účet opravných položiek k pohľadávkam. Toto účtovanie znižuje výsledok hospodárenia firmy, teda priamo ovplyvňuje zisk alebo stratu v danom roku.
V súvahe sa pohľadávka vykazuje v hrubej hodnote a opravná položka ako korekcia tejto hodnoty. Výsledkom je čistá hodnota, ktorá zodpovedá realistickému odhadu toho, čo firma skutočne pravdepodobne dostane.
Dôležité je, aby firma vo vnútornom predpise jasne definovala, za akých podmienok opravné položky vytvára. Napríklad: pohľadávka po splatnosti viac ako 90 dní s nekontaktným dlžníkom je automaticky dôvodom na tvorbu opravnej položky vo výške 50 percent. Tento systém zabezpečuje konzistentnosť a predchádza situácii, kedy by firma opravné položky vytvárala podľa toho, čo sa jej v danom momente hodí.
Daňová uznateľnosť: časový test je kľúčový
Pre väčšinu firiem platí, že opravné položky k pohľadávkam možno uznať ako daňový výdavok len za splnenia viacerých podmienok. Pohľadávka musí byť nepremlčaná, musí byť zahrnutá do zdaniteľných príjmov firmy a zároveň sa musí jednať o vlastnú pohľadávku ocenenú menovitou hodnotou.
Okrem toho zákon stanovuje takzvaný časový test. Výška daňovo uznateľnej opravnej položky závisí od toho, koľko dní uplynulo od splatnosti pohľadávky. Po viac ako 360 dňoch od splatnosti možno uplatniť opravnú položku do výšky 20 percent menovitej hodnoty pohľadávky. Po viac ako 720 dňoch je to 50 percent a po viac ako 1 080 dňoch je to 100 percent.
Tento postup umožňuje firme postupne znižovať základ dane v závislosti od veku pohľadávky. Čím staršia a rizikovejšia pohľadávka, tým viac si firma môže uplatniť v daňových výdavkoch a tým citeľnejšie ovplyvní svoju daň z príjmov.
Špeciálne pravidlá pre malé firmy a konkurzné prípady
Mikrodaňovníci, teda firmy a živnostníci s ročnými príjmami do 60 000 eur, majú zjednodušený prístup. Pre nich neplatí časový test a opravnú položku k rizikovej nepremlčanej pohľadávke si môžu uplatniť v plnej výške v súlade s účtovnými predpismi.
Osobitné pravidlá platia aj pre pohľadávky voči dlžníkom v konkurze alebo reštrukturalizácii. Ak firma prihlási pohľadávku v zákonom stanovenej lehote, môže tvoriť opravnú položku až do výšky 100 percent menovitej hodnoty pohľadávky bez časového testu. Lehota na prihlásenie pohľadávky do konkurzu je 45 dní od jeho vyhlásenia. Nedodržanie tejto lehoty môže mať vážne daňové dôsledky.
Záver
Opravná položka k pohľadávke je nástroj, ktorý má zmysel nielen účtovne, ale aj daňovo. Firmy, ktoré s ním pracujú systematicky a načas, môžu v rokoch s problémovými odberateľmi výrazne znížiť svoju daňovú povinnosť. Kľúčom je mať jasné interné pravidlá, dodržiavať termíny a neodkladať rozhodnutia na poslednú chvíľu.
Zvažujete, či a v akej výške tvoriť opravnú položku k rizikovej pohľadávke? Prejdeme s vami vašu situáciu a nastavíme postup, ktorý obstojí aj pri daňovej kontrole.