Vystavíte faktúru, dodáte tovar alebo službu a čakáte. Týždeň, mesiac, tri mesiace. Odberateľ mlčí. Toto je situácia, ktorú pozná takmer každý podnikateľ a každá firma. A hoci sa na prvý pohľad zdá, že ide len o obchodný problém, v skutočnosti ide aj o účtovný a daňový problém, ktorý treba riešiť správne.
Pohľadávka totiž nie je len číslo na papieri. Je to majetok firmy, ktorý musí byť v účtovníctve správne evidovaný, ocenený a v prípade problémov aj správne ošetrený. A práve to mnohí podnikatelia podceňujú.
Pohľadávka ako súčasť majetku firmy
V okamihu, keď firma dodá tovar alebo poskytne službu, vzniká jej pohľadávka voči odberateľovi. Táto pohľadávka je súčasťou majetku firmy rovnako ako stroje, zásoby alebo peniaze na účte. Účtuje sa v menovitej hodnote, teda v sume vrátane DPH, na ktorú faktúra znie.
Zákon o účtovníctve firmy zaväzuje, aby pohľadávky evidovali verne a pravdivo. To neznamená len to, že ich treba zapísať do účtovníctva, ale aj to, že ich hodnota musí zodpovedať skutočnosti. Ak existuje vážne riziko, že odberateľ nezaplatí, účtovníctvo to musí odrážať.
Pohľadávky sa delia na krátkodobé a dlhodobé. Krátkodobé majú splatnosť do jedného roka, dlhodobé nad jeden rok. V súvahe sa vykazujú podľa zostatkovej doby splatnosti ku dňu zostavenia účtovnej závierky. To znamená, že aj pohľadávka, ktorá bola pôvodne dlhodobá, sa v závierke môže objaviť ako krátkodobá, ak jej splatnosť čoskoro nastane.
Ako dlho môžete čakať?
Obchodný zákonník stanovuje, že maximálna lehota splatnosti záväzku medzi podnikateľmi je 60 dní. Táto lehota plynie od doručenia faktúry alebo od splnenia dodávky, podľa toho, čo nastane skôr. Strany sa môžu dohodnúť aj na dlhšej lehote, ak to nie je v hrubom nepomere k ich právam a povinnostiam – preto má zmysel mať splatnosť jasne ošetrenú už v obchodnej zmluve.
Po uplynutí tejto lehoty je odberateľ v omeškaní a veriteľ má právo požadovať úroky z omeškania. Zároveň sa pohľadávka začína stávať rizikovou, čo má priamy dopad na to, čo musí firma urobiť vo svojom účtovníctve. O tom, ako postupovať pri omeškaní a vymáhaní pohľadávok, sme písali samostatne.
Inventarizácia pohľadávok nie je formalita
Každá firma je povinná inventarizovať pohľadávky ku dňu, ku ktorému zostavuje účtovnú závierku. Inventarizácia pohľadávok znamená ich dokladové odsúhlasenie s odberateľmi, teda overenie, či odberateľ pohľadávku uznáva v rovnakej výške.
Bežnou praxou je zasielanie odsúhlasovacích listov odberateľom. Ak odberateľ v stanovenej lehote nereaguje, pohľadávka sa považuje za odsúhlasenú. Toto odsúhlasenie má čisto účtovný charakter a neprerušuje premlčaciu dobu.
Práve pri inventarizácii sa odhalí, ktoré pohľadávky sú rizikové. A na to, aby účtovníctvo zobrazovalo skutočný stav majetku, je potrebné k rizikovým pohľadávkam tvoriť opravné položky.
Prečo na tom záleží?
Firmy, ktoré pohľadávky zanedbávajú a nevytvárajú k nim opravné položky, riskujú, že ich účtovníctvo nepodáva verný obraz o finančnej situácii. To môže mať niekoľko nepríjemných dôsledkov: zavádzajúce finančné výkazy, problémy pri audite alebo sankcie za porušenie zákona o účtovníctve.
Okrem toho správna evidencia pohľadávok a včasné vytváranie opravných položiek otvára firmám možnosť znížiť základ dane. Lenže len za predpokladu, že to urobia správne a včas.
Záver
Nezaplatená faktúra nie je len nepríjemnosť. Je to signál, že firma musí konať, a to nielen obchodne, ale aj účtovne. Čím skôr firma pohľadávku správne eviduje, ohodnotí jej riziko a zareaguje tvorbou opravnej položky, tým lepšiu pozíciu má pri znižovaní daní a pri prípadnom odpise. Riadenie pohľadávok nie je agenda pre veľké korporácie. Je to základ zdravého podnikania pre každého.
Máte pohľadávky po splatnosti a neviete, ako ich správne zaevidovať a oceniť? Pomôžeme vám nastaviť evidenciu tak, aby vaše účtovníctvo verne odrážalo realitu.
Časté otázky
Akou hodnotou sa pohľadávka eviduje v účtovníctve?
Pohľadávka sa účtuje v menovitej hodnote, teda v sume vrátane DPH, na ktorú faktúra znie. Je súčasťou majetku firmy rovnako ako stroje, zásoby či peniaze na účte a zákon o účtovníctve vyžaduje, aby ju firma evidovala verne a pravdivo.
Aká je maximálna lehota splatnosti medzi podnikateľmi?
Obchodný zákonník stanovuje maximálnu lehotu splatnosti záväzku medzi podnikateľmi na 60 dní, ktorá plynie od doručenia faktúry alebo od splnenia dodávky, podľa toho, čo nastane skôr. Strany sa môžu dohodnúť aj na dlhšej lehote, ak to nie je v hrubom nepomere k ich právam a povinnostiam.
Čo je inventarizácia pohľadávok a je povinná?
Áno, každá firma je povinná inventarizovať pohľadávky ku dňu zostavenia účtovnej závierky. Znamená to ich dokladové odsúhlasenie s odberateľmi — overenie, či odberateľ pohľadávku uznáva v rovnakej výške. Ak odberateľ v stanovenej lehote nereaguje, pohľadávka sa považuje za odsúhlasenú, pričom toto odsúhlasenie má čisto účtovný charakter a neprerušuje premlčaciu dobu.