Keď zamestnávateľ vyšle pracovníka na pracovnú cestu, vzniká celý rad otázok. Komu vlastne patria cestovné náhrady? Čo všetko musí byť dohodnuté písomne? A aký je rozdiel medzi tým, keď zamestnanec ide na cestu na základe vlastnej žiadosti, a keď ho vyšle zamestnávateľ? Základné pravidlá upravuje zákon č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách.
Kto má nárok na cestovné náhrady
Zákon rozlišuje dve skupiny osôb, ktorým cestovné náhrady patria. Do prvej skupiny patria zamestnanci – teda osoby v pracovnom pomere alebo v štátnozamestnaneckom pomere, členovia družstiev a tiež osoby pracujúce na základe dohôd o prácach vykonávaných mimo pracovného pomeru, ak to majú v dohode písomne dohodnuté.
Druhou skupinou sú osoby vymenované alebo zvolené do orgánov právnických osôb – napríklad členovia predstavenstva, dozorných rád či konatelia spoločností. Nárok na náhrady majú aj osoby, ktoré plnia úlohy pre právnickú alebo fyzickú osobu bez toho, aby s ňou mali pracovnoprávny vzťah.
Dôležité je vedieť, komu nárok nevzniká. Osoby pracujúce na základe zmluvy o dielo podľa občianskeho zákonníka cestovné náhrady nedostávajú, pretože ich právny vzťah so zadávateľom je iného charakteru.
Čo je pracovná cesta
Pracovnou cestou sa rozumie čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, až do skončenia tejto cesty. Ak zamestnanec nemá dohodnuté pravidelné pracovisko, za pracovnú cestu sa považuje výkon práce v inom mieste, ako je miesto výkonu práce uvedené v pracovnej zmluve.
Pravidelné pracovisko hrá v tejto oblasti kľúčovú úlohu. Zamestnávateľ a zamestnanec ho môžu dohodnúť písomne. Pri zamestnancoch, ktorí často menia pracovisko – napríklad v stavebníctve – možno ako pravidelné pracovisko dohodnúť aj miesto bydliska.
Ako to funguje v praxi ilustruje jednoduchý príklad: Zamestnanec pracuje v Bratislave, kde má sídlo spoločnosti. Ak má písomne dohodnuté pravidelné pracovisko Bratislava, cesta v rámci mesta mu cestovné náhrady nezakladá. Ak ho naopak takto dohodnuté nemá a je vyslaný na rokovanie do inej časti mesta, náhrada za preukázané cestovné mu patrí.
Písomné podmienky sú nevyhnutnosťou
Zamestnávateľ, ktorý vysiela pracovníka na cestu, musí písomne určiť miesto začiatku a ukončenia cesty, miesto výkonu práce, čas trvania, spôsob dopravy a ďalšie podmienky. Na to slúžia interné smernice zamestnávateľa alebo príkaz na pracovnú cestu.
Príkaz na pracovnú cestu musí byť vyhotovený vždy písomne a vopred – bez ohľadu na to, či má zamestnávateľ vypracované vnútorné predpisy alebo nie. Jeho existencia je dôležitá aj v prípadoch, ak by počas pracovnej cesty došlo k pracovnému úrazu.
Paušalizovanie náhrad
Zákon umožňuje cestovné náhrady paušalizovať. Tento postup je vhodný u zamestnancov, ktorým sú pravidelne určované rovnaké podmienky pracovnej cesty. Paušálna suma sa vypočíta z priemerných podmienok a musí byť zdokumentovaná pre prípadné kontroly.
Preukazovanie výdavkov
Podmienkou vzniku nároku na cestovné náhrady je preukázateľnosť výdavkov. Zamestnanec preukazuje cestovné výdavky, náklady na ubytovanie aj potrebné vedľajšie výdavky napríklad cestovnými lístkami, hotelovým účtom, dokladom za parkovanie či taxíkom. Výdavky osobného charakteru – súkromné telefónne hovory, použitie sauny alebo nákup darčekov – sa za pracovné výdavky nepovažujú.
Ak zamestnanec výdavky riadne preukáže, vyplatená náhrada nepodlieha dani zo závislej činnosti a nevstupuje do vymeriavacieho základu pre odvody. Je to zároveň daňovo uznaný výdavok zamestnávateľa. Ak ich nepreukáže a zamestnávateľ napriek tomu náhradu vyplatí, tá sa stáva daňovo neuznateľným výdavkom – hoci odvodová situácia zamestnanca zostáva rovnaká.
Prečo je to dôležité
Pre zamestnávateľov má správne nastavenie cestovných náhrad priamy vplyv na daňové a odvodové zaťaženie firmy. Pre zamestnancov ide o právo, ktoré im zákon priamo zakladá. Súvisí to aj s tým, ako si firma vie celkovo optimalizovať náklady bez škrtania na kvalite — cestovné náhrady sú totiž jedna z položiek, kde sa nastavenie procesu odráža priamo v hospodárskom výsledku.
Záver
Cestovné náhrady nie sú len administratívnou povinnosťou – sú súčasťou pracovnoprávneho vzťahu, na ktorú má zamestnanec priamy zákonný nárok. Pre zamestnávateľa má správne nastavenie celého procesu priamy vplyv na daňové zaťaženie firmy aj na vzťah so zamestnancami. Cestovné náhrady navyše vstupujú do širšieho kontextu zdaňovania príjmov zo závislej činnosti, kde si treba ustrážiť, čo do základu dane patrí a čo nie.
Kľúčové je pamätať na tri veci: písomná dohoda o podmienkach cesty musí existovať vždy a vopred, výdavky musia byť preukázané riadnymi dokladmi a náhrady vyplatené v súlade so zákonom nepodliehajú dani ani odvodom. Akýkoľvek odklon od zákonného rámca – či už preplatenie výdavkov nad stanovenú mieru, alebo opačne, neoprávnené neuznanie nároku – prináša zbytočné riziká na oboch stranách. Ak má vaša firma viac zamestnancov, ktorí pravidelne cestujú, oplatí sa pozrieť aj na celkové náklady na zamestnanca v roku 2026 — cestovné náhrady tam zohrávajú nezanedbateľnú úlohu.
Potrebujete pomôcť so správnym nastavením cestovných náhrad vo vašej firme alebo s prípravou interných smerníc? Radi sa pozrieme na vašu situáciu.