Stravné je jednou z najčastejšie riešených položiek pri pracovných cestách. Zdanlivo jednoduchá otázka – koľko dostane zamestnanec na jedlo – má v skutočnosti presné pravidlá, ktoré závisia od dĺžky cesty, zabezpečeného stravovania aj od toho, či ide o tuzemskú alebo zahraničnú cestu.
Stravné na tuzemskej pracovnej ceste
Výška stravného závisí od počtu hodín strávených na pracovnej ceste počas jedného kalendárneho dňa. Sumy stravného pri pracovnej ceste od 1. decembra 2025 sú:
- od 5 do 12 hodín: 9,30 €
- nad 12 do 18 hodín: 13,80 €
- nad 18 do 24 hodín: 20,60 €
Pracovná cesta kratšia ako 5 hodín stravné nezakladá. Ak zamestnanec vykoná v priebehu jedného dňa viacero pracovných ciest, pričom každá trvá menej ako 5 hodín, tieto hodiny sa spočítavajú.
Krátenie stravného
Ak má zamestnanec na pracovnej ceste zabezpečené stravovanie – či už celé alebo len čiastočné – zamestnávateľ mu stravné kráti. Krátenie sa vždy vypočítava z najvyššej sadzby, teda zo sumy 20,60 €, bez ohľadu na to, v akom časovom pásme sa pracovná cesta nachádza.
Konkrétne percentá krátenia sú:
- 25 % za bezplatne poskytnuté raňajky (5,15 €)
- 40 % za bezplatne poskytnutý obed (8,24 €)
- 35 % za bezplatne poskytnutú večeru (7,21 €)
Ubytovanie
Náhrada za ubytovanie patrí zamestnancovi vždy, ak mu zamestnávateľ ubytovanie vopred nezabezpečil. Zamestnanec preukazuje náklady hotelovým účtom alebo iným dokladom.
Tu vzniká v praxi jedna dôležitá otázka: kto je na doklade uvedený ako platiteľ? Ak je platiteľom spoločnosť, zamestnávateľ si môže uplatniť odpočet DPH. Ak je na doklade uvedený zamestnanec, DPH si uplatniť nemôže – hoci náhrada samotná je v oboch prípadoch daňovo uznaným výdavkom a pre zamestnanca nie je zdaniteľným príjmom. Téme odpočtu DPH sa detailnejšie venujeme aj v článku o tom, či sa vám oplatí byť platiteľom DPH.
Ak zamestnávateľ ubytovanie zabezpečil priamo – napríklad hotel ho fakturoval priamo firme – zamestnanec ubytovanie vo vyúčtovaní pracovnej cesty nevykazuje.
Postup pri vyúčtovaní
Zamestnanec je povinný predložiť vyúčtovanie pracovnej cesty do desiatich pracovných dní od jej skončenia. Prikladá všetky doklady potrebné na vyúčtovanie a súčasne vracia nevyčerpaný preddavok, ak bol poskytnutý. Zamestnávateľ má na vykonanie vyúčtovania tiež desať pracovných dní od predloženia dokladov. Plynulosť tohto procesu je dôležitá aj pre prípravu mesačných podkladov – pozrite si, ako pripraviť podklady pre účtovníka, aby bola firemná administratíva bez zbytočných zdržaní.
Prečo na tom záleží
Správne vypočítané stravné a riadne zdokumentované ubytovanie sú základom bezproblémového vyúčtovania pracovnej cesty. Chyby v tejto oblasti – najmä nesprávne uplatnenie DPH alebo nesprávne krátenie stravného – sú pri kontrolách jednou z najčastejšie odhaľovaných nedostatkov. Patria medzi najčastejšie účtovné chyby, ktoré podnikatelia robia opakovane.
Záver
Stravné a ubytovanie tvoria jadro každého vyúčtovania pracovnej cesty. Pravidlá sú jasné, ale detaily sa ľahko prehliadnu – najmä otázka krátenia stravného pri čiastočne zabezpečenom stravovaní alebo správne uvedenie platiteľa na hotelovom doklade v súvislosti s DPH.
Zamestnávateľom sa oplatí nastaviť interný proces vyúčtovania tak, aby zamestnanec presne vedel, čo a ako dokladovať. Správne zdokumentované náhrady sú pre firmu daňovo uznaným výdavkom a pre zamestnanca príjmom oslobodeným od dane a odvodov. To je výhodné pre obe strany – a dosiahnuteľné bez zbytočnej byrokracie, ak je postup nastavený správne od začiatku.
Pomôžeme vám nastaviť proces vyúčtovania pracovných ciest tak, aby bol jednoduchý pre zamestnancov a daňovo bezchybný pre firmu.