Chýbajúce alebo neúplné doklady
Toto je najpočetnejšia kategória problémov, s ktorými sa stretávame pri prevzatí nových klientov. Podnikateľ zaplatí za niečo súvisiace s podnikaním, doklad si nenechá alebo ho stratí. Výdavok teda nie je preukázateľný a nemôže vstúpiť do daňových nákladov.
„Lucia prevádzkuje jazykovú školu. Pravidelne kupuje učebnice a kancelárske potreby – vždy platí kartou, no bločky si neberie. Na konci roka jej chýbajú desiatky dokladov. Výdavky skutočne vznikli, no bez dokladov ich účtovníčka nemôže zaúčtovať ako daňový náklad.“
Riešenie je jednoduché: každý doklad okamžite odfotiť mobilom a nahrať na dohodnuté miesto. Päť sekúnd pri pokladni predíde hodinám dohľadávania.
Miešanie osobných a firemných financií
Platba z firemného účtu za osobný nákup, výber hotovosti bez dokladu, použitie firemnej karty na súkromné účely – to sú veci, ktoré komplikujú účtovníctvo a pri daňovej kontrole vyvolávajú nepríjemné otázky.
Tejto téme sme sa podrobne venovali v článku Miešanie osobných a firemných financií: prečo je to najdrahšia chyba podnikateľa. Základné pravidlo je jednoduché: firemný účet slúži výhradne na firemné transakcie.
„Martin si z firemného účtu zaplatil víkendový pobyt. Do účtovníctva to prišlo ako „nezatriedená platba“. Účtovník to musel riešiť dodatočne – výdavok nevydržal ako daňový náklad a Martin zaplatil daň aj z tejto sumy.“
Faktúry zaúčtované v nesprávnom období
Podvojné účtovníctvo pracuje s princípom časovej a vecnej súvislosti – výnos alebo náklad patrí do obdobia, v ktorom vznikol, nie do toho, kedy bola platba uskutočnená. Faktúra vystavená v decembri patrí do účtovníctva decembra, aj keď ju klient zaplatí až v januári.
Táto chyba sa prejavuje najčastejšie pri ročnej závierke, keď sa doklady z konca roka dostanú k účtovníkovi so sklzom. Výsledok: nesprávny hospodársky výsledok, ktorý treba opravovať.
„Peter fakturoval väčšiu zákazku koncom decembra, no faktúru poslal klientovi až začiatkom januára. Účtovníčka ju zaúčtovala do januára – do nesprávneho obdobia. Hospodársky výsledok za predchádzajúci rok bol tým skreslený.“
Nesprávne zaradenie majetku
Keď firma kúpi niečo drahšie – notebook, auto, stroj – platí pravidlo, že majetok nad zákonom stanovenú hranicu sa nezaúčtuje ako jednorazový náklad, ale zaradí sa do obchodného majetku a odpisuje sa. Ak podnikateľ celú sumu zaúčtuje naraz do nákladov, ide o chybu, ktorú daňový úrad pri kontrole odhalí.
Opačná chyba je tiež bežná: majetok, ktorý by sa mal odpisovať, sa nikdy nezaradí do evidencie – a firma tak prichádza o oprávnené daňové odpisy. Čo možno zahrnúť do nákladov a čo sa musí odpisovať, prehľadne vysvetľujeme v článku Čo všetko si môžete dať do nákladov firmy.
Oneskorené odovzdávanie dokladov účtovníkovi
Účtovník môže svoju prácu odvádzať dobre len vtedy, ak má doklady včas. Keď firma odovzdáva podklady niekoľko dní pred termínom podania, výsledok je nevyhnutne horší – menej času na kontrolu, viac priestoru na chyby.
„Zuzana vedie e-shop. Doklady svojej účtovníčke posielala vždy na konci roka naraz – celý rok v jednej zložke. Účtovníčka potrebovala týždne na spracovanie, niekoľko dokladov chýbalo úplne a termín daňového priznania bol pod tlakom. Od chvíle, keď Zuzana prešla na mesačné odovzdávanie dokladov, sa situácia výrazne zmenila.“
Ak riešite, ako nastaviť systém priebežného odovzdávania dokladov, pomôže aj článok Digitalizácia účtovníctva – ako ušetriť čas a mať lepší prehľad.
Ignorovanie účtovníctva počas roka
Niektorí podnikatelia vnímajú účtovníctvo ako povinnosť, ktorú riešia raz ročne pred závierkou. To má niekoľko dôsledkov: počas roka nemajú prehľad o skutočnom finančnom stave firmy, pred závierkou čelia stresu a dohľadávaniu a rozhodnutia robia bez aktuálnych čísel.
O tom, čo sa stane, keď podnikateľ číslam z účtovníctva neverí alebo ich ignoruje, sme písali v článku Rozhodovanie bez dát: najdrahšia chyba, ktorú podnikatelia robia opakovane.
Zhrnutie: na čo si dať pozor
- Každý doklad okamžite uchovávajte – digitálne alebo fyzicky.
- Firemný účet používajte výhradne na firemné transakcie.
- Faktúry z konca roka odovzdajte účtovníkovi včas – patrí do správneho obdobia.
- Drahší majetok konzultujte s účtovníkom pred nákupom – odpisovanie má pravidlá.
- Doklady odovzdávajte priebežne, nie naraz pred závierkou.
- Sledujte výsledky z účtovníctva počas celého roka, nielen v marci.
Ak si nie ste istí, či vaše účtovníctvo neobsahuje niektorú z týchto chýb, alebo chcete nastaviť systém tak, aby ste im predchádzali, radi sa na to pozrieme spolu.