Jednou z najčastejšie kladených otázok, ktorú počujeme od majiteľov s.r.o., je: čo si vlastne môžem dať do nákladov? Niektorí podnikatelia si uplatňujú len to, čo sami vedia pomenovať – a pritom nechávajú bokom výdavky, ktoré by im základ dane legálne znižovali. Iní idú na opačnú stranu a do nákladov vkladajú výdavky, ktoré tam nepatria. Pravda je niekde uprostred – a presne o nej je tento článok.
Čo znamená „dať do nákladov“
Keď hovoríme o zaradení výdavku do nákladov, máme na mysli to, že výdavok vstúpi do základu dane ako daňový náklad – teda zníži zisk, z ktorého firma platí daň z príjmov. Nie každý výdavok firmy je zároveň daňovým nákladom. A nie každý výdavok, ktorý zaúčtujete ako náklad, automaticky znižuje základ dane.
Základné pravidlo: výdavok musí byť preukázateľný, skutočne vynaložený a musí súvisieť s dosahovaním príjmov firmy. To nie je formalita – je to podmienka, ktorú daňový úrad skúma pri kontrole.
Bežné prevádzkové náklady
Toto je najširšia a najjasnejšia kategória. Patrí sem všetko, čo firma nevyhnutne potrebuje na svoju každodennú prevádzku.
„Eva prevádzkuje grafické štúdio. Každý mesiac platí nájom kancelárie, internet, predplatné na Adobe Creative Cloud a telefón. Všetky tieto výdavky sú daňovými nákladmi – priamo súvisia s tým, ako firma zarába.“
Do tejto kategórie patria napríklad:
- Nájom kancelárskych alebo prevádzkových priestorov,
- Energia, internet, telefón súvisiace s podnikateľskou činnosťou,
- Kancelárske potreby a spotrebný materiál,
- Predplatné softvéru a online nástrojov používaných vo firme,
- Bankové poplatky za firemný účet.
Technika a vybavenie
Počítač, monitor, tlačiareň, mobilný telefón – ak ich používate na podnikanie, môžu vstúpiť do nákladov firmy. Pri drahšom majetku (nad zákonom stanovenú hranicu) sa obstarávacia cena neúčtuje naraz, ale rozkladá sa prostredníctvom odpisov počas viacerých rokov.
„Tomáš si kúpil nový notebook za 1 400 eur na prácu pre firemných klientov. Ide o hmotný majetok, ktorý sa zaraďuje do obchodného majetku firmy a odpisuje sa – základ dane sa teda znižuje postupne, nie jednorazovo.“
Ak si nie ste istí, ako konkrétny majetok zaradiť a odpisovať, je to práve téma, kde sa vyplatí konzultácia s účtovníkom. Chyby v odpisovaní patria medzi najčastejšie, ktoré nachádzame pri prevzatí nových klientov.
Automobil v nákladoch firmy
Auto je témou, pri ktorej robí veľa podnikateľov chyby v oboch smeroch – buď si neuplatňujú výdavky, ktoré si uplatniť môžu, alebo si uplatňujú viac, ako je správne.
Ak je auto zaradené do obchodného majetku firmy, do nákladov môžete zaradiť odpisy, pohonné hmoty, poistenie, servis a opravy, diaľničné známky a podobné výdavky súvisiace s jeho prevádzkou. Ak auto nie je zaradené do obchodného majetku, ale používate ho na podnikanie, existujú zákonom stanovené paušálne výdavky.
Podrobnejšie sa téme auta v nákladoch firmy, venujeme v článku: Zmena DPH pri motorových vozidlách.
Marketing a obchodné náklady
Výdavky na marketing sú daňovými nákladmi – od grafiky cez reklamné kampane až po tvorbu webu. Dôležité je vedieť, že každý takýto výdavok musí byť riadne zdokladovaný faktúrou alebo zmluvou.
„Lucia spustila kampaň na sociálnych sieťach za 800 eur mesačne. Výdavok zaúčtovala ako náklad na marketing. Má zmluvu s agentúrou a faktúrou. Daňový úrad by pri kontrole nenašiel nič, čo by spochybnil.“
Pozor na reprezentačné výdavky – teda náklady na pracovné obedy, darčeky klientom a podobné položky. Tieto majú špecifické pravidlá a nie všetky sú plnohodnotnými daňovými nákladmi. Presné podmienky odporúčame konzultovať s účtovníkom.
Vzdelávanie a školenia
Ak si platíte kurzy, konferencie alebo školenia, ktoré súvisia s vaším podnikaním, ide o daňový náklad. Platí to rovnako pre vás ako konateľa, ako aj pre vašich zamestnancov. Odborná literatúra a online vzdelávacie platformy sem tiež patria – pokiaľ súvisia s predmetom podnikania firmy.
Čo do nákladov nepatrí
Rovnako dôležité je vedieť, čo do nákladov nedáte. Osobné výdavky konateľa – nákupy pre domácnosť, dovolenky, osobné oblečenie – do firemných nákladov nepatria. Miešanie osobných a firemných financií je jedna z najčastejších chýb, ktoré vidíme.
Viac o tejto téme nájdete v článku Miešanie osobných a firemných financií: prečo je to najdrahšia chyba podnikateľa, kde vysvetľujeme, prečo je čisté oddelenie firemných a osobných financií základ zdravého riadenia firmy.
„Martin si cez firemný účet zaplatil dovolenku rodiny. V účtovníctve to zaúčtoval ako „reprezentačné náklady“. Pri daňovej kontrole musel výdavok vylúčiť z daňových nákladov a zaplatiť daň aj penále. Úspora sa zmenila na zbytočný náklad.“
Zhrnutie:
- Výdavok musí byť preukázateľný, reálne vynaložený a súvisieť s dosahovaním príjmov,
- Bežné prevádzkové náklady (nájom, internet, softvér, kancelária) sú štandardnými daňovými nákladmi,
- Technika a drahší majetok sa odpisuje – neklesá základ dane naraz, ale postupne,
- Auto, marketing, školenia – áno, s podmienkami a správnou dokumentáciou,
- Osobné výdavky do firemných nákladov nepatria – ani keď ich zaplatíte z firemného účtu.
Ak chcete vedieť, ako správne čítať výsledky z účtovníctva a čo vám reálne zostane po odčítaní všetkých nákladov, odporúčame článok Účtovná závierka jednoducho – čo z nej vyčítate o svojej firme.
Ak si nie ste istí, čo konkrétne si vaša firma môže dať do nákladov, alebo chcete skontrolovať, či neuplatňujete niečo, čo by vám kontrola z daňového úradu vyradila ako nedaňový náklad – radi sa na to pozrieme spolu.