Prejsť z jednoduchého na podvojné účtovníctvo musíte vtedy, keď prestanete spĺňať podmienky pre vedenie jednoduchého účtovníctva — typicky po zápise do obchodného registra — alebo keď sa pre podvojné účtovníctvo rozhodnete dobrovoľne. Zmena sa vždy vykonáva len k prvému dňu účtovného obdobia, nikdy nie v jeho priebehu. Obchodné spoločnosti ako s.r.o. majú podvojné účtovníctvo povinné už od vzniku. Pravidlá upravuje zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.
Kedy musíte prejsť na podvojné účtovníctvo
Jednoduché účtovníctvo nie je voľbou pre každého. Zákon o účtovníctve v § 9 vymedzuje, kto ho smie viesť — predovšetkým fyzické osoby — podnikatelia a vybrané neziskové subjekty, pokiaľ nepodnikajú. Akonáhle tieto podmienky prestanete spĺňať, vzniká povinnosť prejsť na podvojné účtovníctvo.
Najčastejším spúšťačom je zápis fyzickej osoby do obchodného registra. Tým živnostník stráca možnosť voľby a od nasledujúceho účtovného obdobia účtuje v sústave podvojného účtovníctva. Druhým dôvodom je dobrovoľné rozhodnutie — podnikateľ, ktorý by mohol viesť jednoduché účtovníctvo, sa môže sám rozhodnúť pre podvojné, napríklad kvôli lepšiemu prehľadu o majetku a záväzkoch. Tento text sa venuje samotnému prechodu; ak zvažujete, ktorá sústava je pre vás vhodnejšia, porovnanie nájdete v článku o rozdieloch medzi jednoduchým a podvojným účtovníctvom.
Kto si môže vybrať a kto účtuje podvojne vždy
Dôležité je rozlíšiť dve skupiny. Fyzická osoba — podnikateľ má spravidla na výber. Naproti tomu obchodné spoločnosti — s.r.o., akciová spoločnosť, komanditná aj verejná obchodná spoločnosť a družstvá — účtujú v sústave podvojného účtovníctva vždy, bez výnimky. Vyplýva to z ich zápisu v obchodnom registri.
Platí to aj pre tzv. „spiacu“ s.r.o., ktorá reálne nevykonáva žiadnu činnosť. Aj keď nemá tržby, je účtovnou jednotkou a musí viesť podvojné účtovníctvo a zostaviť účtovnú závierku. O tom, čo z nej dokáže podnikateľ vyčítať, sme písali v texte o účtovnej závierke zrozumiteľne.
K akému dátumu sa prechod vykonáva
Kľúčové pravidlo znie: spôsob účtovania nemožno meniť v priebehu účtovného obdobia. Prechod sa preto vždy viaže na prvý deň účtovného obdobia nasledujúceho po období, v ktorom nastala skutočnosť zakladajúca zmenu. Pri účtovných jednotkách s kalendárnym rokom to znamená k 1. januáru.
Príklad: ak sa živnostník nechá zapísať do obchodného registra v júni, jednoduché účtovníctvo dovedie do konca kalendárneho roka a na podvojné prejde až k 1. januáru nasledujúceho roka. Zvolenú sústavu potom musí viesť počas celého účtovného obdobia.
Ako prebieha prechod krok za krokom
Samotný prechod nie je len formálne „prepnutie“ softvéru. Ide o uzavretie jednej sústavy a otvorenie druhej, pri ktorom treba preklopiť všetky zostatky majetku a záväzkov. Postup upravuje osobitné opatrenie Ministerstva financií SR o postupoch účtovania a v praxi má niekoľko krokov:
- Uzavretie účtovných kníh jednoduchého účtovníctva a zostavenie účtovnej závierky k poslednému dňu účtovného obdobia.
- Inventarizácia majetku a záväzkov, aby začiatočné stavy zodpovedali skutočnosti.
- Zostavenie účtového rozvrhu pre podvojné účtovníctvo.
- Otvorenie účtovných kníh podvojného účtovníctva k prvému dňu obdobia a prenesenie zostatkov do otváracej súvahy.
Čo sa deje so zostatkami a otváracou súvahou
Pri prechode sa majetok, pohľadávky, záväzky, zásoby aj peňažné prostriedky, ktoré ste viedli v peňažnom denníku a pomocných knihách, preklápajú na súvahové účty podvojného účtovníctva. Práve preto je poctivá inventarizácia pred prechodom nevyhnutná — chyba v začiatočných stavoch sa potiahne celým ďalším obdobím.
V podvojnom účtovníctve navyše prvýkrát zachytíte účtovné súvislosti, ktoré jednoduché účtovníctvo neukazuje — napríklad časové rozlíšenie nákladov a výnosov či rezervy. Pri zostavovaní prvej závierky v novej sústave sa oplatí počítať s tým, že výsledok hospodárenia sa už nebude odvíjať od hotovostných tokov, ale od vecnej a časovej súvislosti.
Dá sa vrátiť späť na jednoduché účtovníctvo
Áno, ale len za predpokladu, že účtovná jednotka opäť spĺňa podmienky § 9 pre vedenie jednoduchého účtovníctva. To znamená, že s.r.o. ani iná obchodná spoločnosť sa vrátiť nemôže — podvojné účtovníctvo má natrvalo. Fyzická osoba — podnikateľ, ktorá sa medzitým z obchodného registra vymazala, sa k jednoduchému účtovníctvu vrátiť môže.
Aj spätná zmena sa však riadi rovnakým pravidlom — je možná len k prvému dňu účtovného obdobia a zvolenú sústavu treba viesť počas celého roka. Striedať sústavy podľa toho, ako sa to v danom momente hodí, zákon neumožňuje.
Čaká vás prechod na podvojné účtovníctvo a chcete mať istotu, že sa zostatky preklopia správne a prvá závierka v novej sústave bude bez chýb? Radi vám prechod pripravíme a prevedieme vás ním.
Časté otázky
Musí s.r.o. viesť podvojné účtovníctvo od začiatku?
Áno. Obchodné spoločnosti vrátane s.r.o. účtujú v sústave podvojného účtovníctva vždy a od svojho vzniku, bez možnosti voľby. Platí to aj pre spoločnosť, ktorá zatiaľ nevykonáva žiadnu činnosť a nemá tržby. Aj taká s.r.o. je účtovnou jednotkou a musí zostaviť účtovnú závierku.
K akému dátumu sa prechod na podvojné účtovníctvo vykonáva?
Vždy len k prvému dňu účtovného obdobia nasledujúceho po období, v ktorom nastal dôvod zmeny. Pri kalendárnom roku je to k 1. januáru. Spôsob účtovania nemožno meniť v priebehu účtovného obdobia, preto sa bežiaci rok dokončí v pôvodnej sústave a nová sa začne od začiatku ďalšieho roka.
Dá sa z podvojného účtovníctva vrátiť späť na jednoduché?
Len vtedy, ak účtovná jednotka opäť spĺňa podmienky zákona pre vedenie jednoduchého účtovníctva. Obchodné spoločnosti ako s.r.o. sa vrátiť nemôžu, pretože majú podvojné účtovníctvo povinné natrvalo. Fyzická osoba — podnikateľ, ktorá už nie je zapísaná v obchodnom registri, prejsť späť môže, opäť len k prvému dňu účtovného obdobia.