Keď zakladáte firmu alebo prechádzate zo živnosti na s.r.o., skôr či neskôr narazíte na otázku: aké účtovníctvo vlastne vediete? Jednoduché alebo podvojné? Pre väčšinu podnikateľov je to len technický termín, ktorý rieši účtovník. Ale pochopiť rozdiel sa oplatí – ovplyvňuje totiž to, čo o svojej firme viete a čo od vás vyžaduje štát.
Čo je jednoduché účtovníctvo
Jednoduché účtovníctvo sleduje príjmy a výdavky – teda reálny pohyb peňazí. Zaznamenáva sa, koľko prišlo a koľko odišlo, bez ohľadu na to, kedy bola vystavená faktúra alebo kedy vznikol záväzok. V praxi to znamená, že základ dane sa odvíja od skutočne prijatých peňazí.
Jednoduché účtovníctvo môžu viesť živnostníci (SZČO) a niektoré neziskové organizácie. Spoločnosti s ručením obmedzeným – teda s.r.o. – jednoduché účtovníctvo viesť nemôžu. Pre ne platí výhradne podvojné.
„Peter prevádzkuje živnosť – poskytuje IT služby. Faktúru vystaví v decembri, klient zaplatí v januári. Do daňového základu Petra za predchádzajúci rok táto suma nevstupuje – jednoduché účtovníctvo eviduje len to, čo skutočne dostal na účet.“
Čo je podvojné účtovníctvo
Podvojné účtovníctvo je zložitejší systém, ktorý zachytáva každú transakciu na dvoch miestach zároveň – odtiaľ názov „podvojné“. Sleduje nielen pohyb peňazí, ale aj vznik pohľadávok, záväzkov a zmeny v majetku firmy. Základ dane sa tu odvíja od výnosov a nákladov, nie od skutočne prijatých platieb.
V praxi to znamená, že ak firma vystaví faktúru v decembri a klient zaplatí v januári, do výsledovky za december sa táto suma zaúčtuje ako výnos – bez ohľadu na to, kedy peniaze fyzicky dorazili. Preto môže firma vykázať zisk, a pritom mať prázdny účet.
Viac o tom, prečo sú zisk a hotovosť dve rôzne veci, sme vysvetlili v článku Cashflow vs. zisk – prečo firma môže zarábať a pritom nemať peniaze.
Hlavné rozdiely na prvý pohľad
„Jana prechádza zo živnosti na s.r.o. Doteraz viedla jednoduché účtovníctvo sama – evidovala príjmy a výdavky v tabuľke. Po prechode na s.r.o. musí prejsť na podvojné účtovníctvo, kde každá transakcia má dve strany. Bez účtovníka sa tu nezaobíde.“
Niekoľko kľúčových rozdielov:
- Základ dane: jednoduché = príjmy mínus výdavky; podvojné = výnosy mínus náklady,
- Kto ho môže viesť: jednoduché len živnostníci a niektoré organizácie; podvojné povinne s.r.o. a a.s.,
- Čo zachytáva: jednoduché sleduje pohyb peňazí; podvojné sleduje aj pohľadávky, záväzky a majetok,
- Informácie pre riadenie: podvojné účtovníctvo poskytuje oveľa komplexnejší obraz o firme.
Prečo podvojné účtovníctvo dáva viac informácií
Ak vediete podvojné účtovníctvo, môžete kedykoľvek zistiť, koľko vám dlhujú klienti, koľko dlhujete dodávateľom, aká je hodnota vášho majetku a aká je celková finančná kondícia firmy. Výsledovka a súvaha – dva základné výkazy z podvojného účtovníctva – vám povedia, čo jednoduché účtovníctvo nikdy nezachytí.
Podrobnejšie sme tieto výkazy vysvetlili v článku Účtovná závierka jednoducho – čo z nej vyčítate o svojej firme.
„Tomáš vedie s.r.o. s tromi zamestnancami. Každý mesiac sa pozerá do výsledovky – vidí, kde rastú náklady, kde klesajú tržby a čo ho v nasledujúcom mesiaci čaká. Bez podvojného účtovníctva by mal len pocit, nie čísla.“
Môžete si jednoduché účtovníctvo viesť sami?
Technicky áno – jednoduché účtovníctvo je menej náročné a niektorí živnostníci si ho vedú sami v bežnom tabuľkovom programe. Prakticky je však otázka iná: oplatí sa to? Čas strávený evidenciou je čas odňatý od podnikania. A chyby v evidencii môžu mať pri daňovej kontrole nepríjemné dôsledky.
Podvojné účtovníctvo si bez odborných znalostí sami viesť nemôžete – a nikto to od vás ani neočakáva. Tu je správne zadanie jednoduché: nájdite spoľahlivého účtovníka a sústreďte sa na firmu. Viac o tom, ako vyzerá profesionálna spolupráca s účtovníkom, nájdete v článku Profesionálne vedenie účtovníctva je základom každej úspešnej firmy.
Na čo myslieť pri výbere formy podnikania
Ak ste živnostník a uvažujete o prechode na s.r.o., počítajte s tým, že prechod znamená aj zmenu systému evidencie. Podvojné účtovníctvo je náročnejšie, ale dáva vám oveľa lepší prehľad. Mnohí podnikatelia to vnímajú ako výhodu – namiesto pocitov majú čísla.
- Živnostníci môžu viesť jednoduché účtovníctvo – sleduje príjmy a výdavky,
- S.r.o. musí viesť podvojné účtovníctvo – sleduje výnosy, náklady, majetok a záväzky,
- Podvojné účtovníctvo dáva lepší prehľad o firme a je základom pre riadenie na základe dát,
- Ak prechádzate na s.r.o., pripravte sa na zmenu systému evidencie a spoluprácu s účtovníkom.
Ak si nie ste istí, aké účtovníctvo sa na vás vzťahuje alebo čo pre vás prechod na podvojné účtovníctvo v praxi znamená, radi vám to vysvetlíme na konzultácii.