Mnohí zamestnanci používajú na pracovných cestách vlastné vozidlo. Je to praktické, rýchle a v mnohých prípadoch aj ekonomicky výhodné. Zároveň je to oblasť, kde sa v praxi vyskytuje najviac chýb pri výpočte náhrad. Zákon o cestovných náhradách stanovuje presné pravidlá pre obe situácie – keď ide zamestnanec autom na vlastnú žiadosť, aj keď ho o to požiada zamestnávateľ.
Dve základné situácie
Ak zamestnanec použije súkromné vozidlo na základe vlastnej žiadosti, zamestnávateľ mu môže poskytnúť náhradu zodpovedajúcu cene cestovného lístka verejnej dopravy. Nemá povinnosť preplácať skutočné náklady na jazdu.
Ak zamestnanec použije súkromné vozidlo na žiadosť zamestnávateľa, patrí mu základná náhrada za každý aj začatý kilometer jazdy a náhrada za spotrebované pohonné látky. Tieto dve zložky sa vypočítavajú osobitne.
Základná náhrada za kilometer
Základná náhrada zohľadňuje amortizáciu vozidla, drobné opravy a údržbu, opotrebenie pneumatík, spotrebu náplne do ostrekovačov, poplatky za umývanie auta a zákonné aj havarijné poistenie. Od 1. januára 2026 je sadzba základnej náhrady 0,313 € za kilometer.
Náhrada za pohonné látky
Výpočet náhrady za pohonné látky je o niečo zložitejší. Zamestnanec preukazuje cenu pohonnej látky dokladom o kúpe. Ak ich má viacero, cena sa vypočíta ako aritmetický priemer. Ak doklad nepredloží, použije sa cena zistená Štatistickým úradom SR platná v čase nástupu na cestu.
Spotreba vozidla sa určuje podľa technického preukazu, pričom zákon počíta s navýšením základnej spotreby o 10 %. Pri jazde v meste sa spotreba navyšuje ešte viac – podľa konkrétneho spôsobu, akým je spotreba v doklade vozidla uvedená.
Ilustračný príklad: Projektový manažér používa na ceste k zákazníkovi vlastné auto so spotrebou 7 litrov na 100 km podľa technického preukazu. Trasa meria 200 km. Spotreba sa navyšuje o 10 % na 7,7 l/100 km, celková spotreba je teda 15,4 litra. Benzín nakúpil za 1,62 €/l. Náhrada za pohonné látky: 15,4 × 1,62 = 24,95 €. K tomu dostane základnú náhradu: 200 × 0,313 = 62,60 €. Celková náhrada za jazdu: 87,55 €.
Elektromobily a alternatívne palivá
Zákon myslí aj na moderné typy pohonu. Ak je pohonnou látkou elektrická energia, za doklad o kúpe sa považuje aj doklad, z ktorého možno odvodiť jednotkovú sadzbu za elektrinu pre domácnosť, kde zamestnanec vozidlo nabíjal. Spotrebu elektrického vozidla možno preukázať aj meračom zabudovaným priamo vo vozidle. Pri vozidlách s kombinovaným pohonom – napríklad elektrina a benzín – sa spôsob výpočtu dohodne so zamestnávateľom vopred.
Ďalšie nárokovateľné výdavky
Pri použití súkromného vozidla si zamestnanec môže nárokovať aj ďalšie výdavky – diaľničné poplatky, mýto, poplatky za tunely a parkovanie. Naopak, pokuty za dopravné priestupky alebo občerstvenie počas cesty nie sú uznateľnými výdavkami. Téma daňovej uznateľnosti auta v podnikaní je širšia — pozrite si aj porovnanie auto na firmu vs. súkromné, ktoré vám pomôže rozhodnúť sa pri nákupe nového vozidla.
Prečo je správny výpočet dôležitý
Pre zamestnávateľa má správny výpočet náhrad priamy daňový dosah. Náhrady vyplatené v rámci zákona sú daňovo uznaným výdavkom. Chybný výpočet alebo vyplácanie náhrad nad zákonný rámec môže viesť k dodatočnému zdaneniu a odvodom. Téma sa prelína aj so širším daňovým plánovaním firmy, kde sa rozhoduje o tom, ktoré položky a v akom režime sa pre firmu oplatia.
Záver
Použitie súkromného vozidla na pracovnej ceste je bežná a praktická záležitosť, ktorá si však vyžaduje presnú evidenciu. Kľúčom k bezproblémovému vyúčtovaniu sú tri veci: jasná písomná dohoda o podmienkach použitia auta, riadne doklady za pohonné látky a presný záznam najazdených kilometrov.
Pre zamestnávateľov platí jednoduchá zásada: ak si sami vyžiadajú použitie súkromného auta, musia počítať s plnou náhradou podľa zákona. Ak sa zamestnanec rozhodne sám, náhrada môže byť obmedzená na výšku cestovného lístka verejnej dopravy.
Pomôžeme vám správne nastaviť evidenciu kilometrov, pohonných látok a celkový proces vyúčtovania ciest pre vašu firmu.