Čo vlastne outsourcing znamená v praxi
Outsourcing je jednoducho zadávanie určitých činností externému dodávateľovi namiesto toho, aby ich robil interný zamestnanec alebo sám majiteľ firmy. Najbežnejšie príklady: účtovníctvo, mzdová agenda, IT podpora, marketing, právne služby, správa skladu alebo zákaznícka podpora. Dôležité je vedieť, že outsourcing nie je len o šetrení peňazí. Ide o rozhodnutie, ktoré má dopad na kvalitu, rýchlosť a kontrolu nad tým, čo sa vo firme deje. Preto by malo byť premyslené.Kedy outsourcing skutočne dáva zmysel
Outsourcing má zmysel vtedy, keď externému dodávateľovi zadáte činnosť, ktorá nie je súčasťou jadra vášho podnikania. Účtovníctvo nie je produkt grafického štúdia. IT podpora nie je servis cukrárne. Rast firmy nezávisí od toho, či má interného účtovníka. Z praktického hľadiska má outsourcing zmysel v týchto situáciách:- Potrebujete odborné znalosti, ktoré vo firme chýbajú,
- Objem práce nepostačí na plný úväzok,
- Externý dodávateľ má lepšie nástroje a procesy ako vy,
- Potrebujete flexibilitu – raz viac, raz menej práce.
Kedy outsourcing nie je správna voľba
Outsourcing nefunguje vždy a všade. Sú činnosti, kde externé riešenie môže spraviť viac škody ako úžitku. Pozorne zvážte outsourcing v týchto prípadoch:- Ide o činnosť, ktorá je súčasťou jadra vášho produktu alebo služby,
- Potrebujete plnú kontrolu nad kvalitou a rýchlosťou,
- Zdieľate citlivé dáta alebo interné informácie,
- Objem práce je taký, že externé riešenie bude drahšie ako interný zamestnanec.
Ako porovnať náklady – a na čo si dať pozor
Keď zvažujete outsourcing, väčšina podnikateľov porovná hodinovú sadzbu externého dodávateľa s hrubou mzdou interného zamestnanca. To je však nedostatočné porovnanie. Interný zamestnanec so sebou prináša ďalšie náklady: odvody zamestnávateľa, dovolenku, nemocenskú, prípadne firemnú techniku, vzdelávanie a čas manažmentu, ktorý musí človeka viesť a kontrolovať. Externý dodávateľ má na druhej strane vyššiu hodinovú sadzbu, ale platíte len za reálne odpracovaný čas alebo konkrétnu službu. Nie za dovolenku, nie za dni, keď nie je práca. Viac o tom, ako optimalizovať náklady firmy bez toho, aby ste škrtali na kvalite, nájdete v našom článku. „Tomáš vedie IT firmu so šiestimi zamestnancami. Premýšľal, či najáť interného marketingového špecialistu, alebo outsourcovať marketing agentúre. Keď počítal všetky náklady na interného zamestnanca – vrátane odvodov, nároku na dovolenku a času onboardingu – vyšlo, že agentúra bola porovnateľná v cene, ale s väčšou odbornou kapacitou. Zvolil outsourcing.“Outsourcing a kontrola: na čom záleží
Jednou z najčastejších obáv podnikateľov je strata kontroly. To je pochopiteľné. Dá sa to však vyriešiť správne nastavenými zmluvami a pravidlami spolupráce. Jasnosť zadania – dodávateľ musí presne vedieť, čo od neho očakávate, aké sú termíny a čo je výsledkom práce. Pravidelná komunikácia – outsourcing nie je „zadám a zabudnem“. Je to partnerstvo, ktoré treba aktívne riadiť. Merateľné výsledky – definujte, čo bude úspechom. Návštevnosť, chybovosť, čas dodania – čohokoľvek, čo viete zmerať. Ak tieto veci chýbajú, outsourcing môže ľahko prerásť do frustrácie z oboch strán.Praktické otázky pred rozhodnutím
Pred rozhodnutím si položte tieto otázky: Je to jadro môjho podnikania? Ak áno – nechajte to interné. Ak nie – outsourcing má zmysel zvážiť. Mám dostatočný objem práce na internú pozíciu? Pod 20 hodín týždenne je často externé riešenie výhodnejšie. Viem jasne zadefinovať výsledok? Ak nedokážete popísať, čo má dodávateľ dodať, outsourcing bude problém. Mám kapacitu spoluprácu riadiť? Outsourcing znamená, že partner nie je vaša firma – musíte ho viesť. Ak sa zaoberujete outsourcingom v súvislosti s rastom firmy, odporúčame prečítať si aj náš článok o tom, čo nastaviť v čase, keď firma rastie a vy strácate kontrolu. A ak hľadáte prehľad všetkých firemných nákladov, užitočné môže byť aj čo všetko si môžete dať do nákladov firmy.Zhrnutie
Outsourcing je nástroj, nie riešenie všetkého. Funguje vtedy, keď:- Činnosť nie je súčasťou jadra vášho produktu alebo služby,
- Externý dodávateľ má lepšiu odbornú kapacitu a nástroje,
- Viete jasne zadefinovať, čo chcete, a spoluprácu riadiť,
- Celkové náklady na interného zamestnanca sú vyššie ako externé riešenie.
Ak si nie ste istí, či váš aktuálny outsourcingový model dáva zmysel, alebo zvažujete novú spoluprácu a chcete si ju prepočítať – radi vám pomôžeme urobiť kalkuláciu na konkrétnych číslach vašej firmy.