Keď sa v spoločnosti niečo pokazí v účtovníctve, vynorí sa otázka, kto za to nesie zodpovednosť. Odpoveď nie je vždy jednoduchá — závisí od toho, kto účtovníctvo viedol, v akom vzťahu k firme bol a čo presne sa stalo.
Povinnosť konateľa nezaniká delegovaním
Obchodný zákonník jednoznačne stanovuje, že konatelia sú povinní zabezpečiť riadne vedenie predpísanej evidencie a účtovníctva. Táto povinnosť existuje bez ohľadu na to, či si firma vedie účtovníctvo sama alebo ho zverí externému poskytovateľovi.
Inak povedané, konateľ nemôže svoju zodpovednosť za stav účtovníctva jednoducho „previesť“ na externého účtovníka tým, že mu podpíše zmluvu. Zodpovednosť za to, že účtovníctvo je vedené riadne, zostáva na pleciach konateľa.
Zákon zároveň vyžaduje, aby konateľ vykonával svoju funkciu s odbornou starostlivosťou a v záujme spoločnosti. To zahŕňa aj to, aby sa zaoberal všetkými dostupnými informáciami súvisiacimi s jeho rozhodnutiami vrátane informácií o finančnej situácii firmy. Kvalita komunikácie s účtovníkom je pri tom rozhodujúca.
Čo hrozí konateľovi, ak niečo zanedbá?
Ak konateľ poruší svoje povinnosti, je povinný nahradiť škodu, ktorú tým spoločnosti spôsobil. A nie je to len teoretická hrozba — súdna prax to potvrdzuje.
Krajský súd v Prešove vo veci sp. zn. 3Cob/65/2012 riešil prípad, keď konateľ objednal audit a účtovné služby, ktoré spoločnosť zo zákona ani nepotrebovala, keďže nespĺňala zákonné podmienky pre povinnú auditorskú kontrolu. Súd dospel k záveru, že vynaloženie finančných prostriedkov na tieto služby predstavuje škodu spôsobenú porušením konateľových povinností a priznal náhradu tejto škody. V rovnakej veci súd riešil aj sumu takmer päťdesiat tritisíc eur, ktorú konateľ nevedel preukázať účtovnými dokladmi, čo samo osebe predstavovalo porušenie povinnosti zabezpečiť riadne vedenie evidencie.
Konateľ sa môže zodpovednosti zbaviť len vtedy, ak preukáže, že konal s odbornou starostlivosťou a v dobrej viere, že jeho rozhodnutie bolo v záujme spoločnosti. Ak takýto dôkaz nemá, zodpovednosť mu zostáva. Pre prevenciu pomáha poznať najčastejšie účtovné chyby, ktoré podnikatelia opakovane robia.
Ako je to s externým účtovníkom?
Situácia externého účtovníka sa líši podľa toho, v akom právnom postavení účtovníctvo vykonáva.
Ak je účtovník zamestnancom firmy, zodpovedá za škodu spôsobenú zamestnávateľovi len do výšky štvornásobku jeho priemerného mesačného zárobku. Ak pri svojej práci spôsobí škodu niekomu inému — tretej osobe — za túto škodu zodpovedá jeho zamestnávateľ, teda firma samotná. Firma potom môže voči zamestnancovi uplatniť regres, no iba v zákonnom rozsahu.
Inak to vyzerá, keď účtovníctvo vedie externá účtovná spoločnosť alebo samostatný živnostník. V takomto prípade zodpovedajú za škodu spôsobenú klientovi alebo tretej osobe v plnej výške preukázateľnej škody. Ich zodpovednosť nie je zákonom obmedzená tak, ako pri zamestnancovi. Práve preto sa oplatí venovať pozornosť výberu — viac v článku externý vs interný účtovník.
Zmluva o vedení účtovníctva: na čo nezabudnúť
Keďže zmluva o vedení účtovníctva nie je v Obchodnom zákonníku upravená ako osobitný typ, ide o takzvanú nepomenovanú zmluvu. Napriek tomu musí obsahovať jasné dojednania: predmet zmluvy, rozsah poskytovaných služieb, termíny plnenia, cenu, práva a povinnosti oboch strán, spôsob ukončenia zmluvy a pravidlá dôvernosti.
Dobre nastavená zmluva chráni obe strany — aj klienta, aj poskytovateľa účtovných služieb. Vágne formulácie v zmluve bývajú zdrojom sporov práve vtedy, keď nastane problém.
Súčasťou zmluvného vzťahu by mala byť aj zmluva o spracúvaní osobných údajov, keďže externý účtovník pri svojej práci nevyhnutne prichádza do kontaktu s osobnými údajmi zamestnancov, klientov či dodávateľov firmy. Túto povinnosť ustanovuje nariadenie GDPR a zákon o ochrane osobných údajov.
Na záver
Zodpovednosť za stav účtovníctva nie je jednoznačne ani len na konateľovi, ani len na účtovníkovi. Závisí od konkrétneho nastavenia vzťahov, zmluvnej dokumentácie a od toho, čo sa skutočne stalo. Správne nastavené zmluvy a jasné rozdelenie povinností sú najlepšou prevenciou.
V nasledujúcom článku sa zameriame na obchodné zmluvy — aké typy zákon pozná, čo musia obsahovať a na čo si treba dávať pozor pri ich uzatváraní.
Riešite zmluvu s externým účtovníkom alebo neviete, kde končí vaša zodpovednosť ako konateľa? Spravme si konzultáciu — ujasníme si to spolu.