Skôr či neskôr príde moment, keď sa každý podnikateľ opýta: má zmysel zamestnať vlastného účtovníka? Na prvý pohľad to vyzerá ako jednoduchá kalkulácia – porovnáte ceny a rozhodnete sa. V praxi je to zložitejšie. Záleží na veľkosti firmy, objeme dokladov a na tom, čo od účtovníka očakávate.
Čo vlastne porovnávame
Externý účtovník – alebo účtovnícka spoločnosť – pracuje pre vašu firmu na základe zmluvy. Platíte mesačný paušál alebo odmenu podľa rozsahu práce. Účtovník nie je váš zamestnanec. Pracuje vo vlastných priestoroch a zvyčajne obsluhuje viacero klientov.
Interný účtovník je váš zamestnanec. Pracuje na pracovnú zmluvu, chodí do kancelárie a rieši účtovníctvo výhradne vašej firmy. Je dostupný kedykoľvek počas pracovného dňa.
Nejde len o rozdiel v cene. Je to rozdiel v type vzťahu, miere kontroly a šírke odbornosti, ktorú za peniaze dostanete.
Čo reálne stojí interný účtovník
Tu robí väčšina podnikateľov prvú chybu. Porovnávajú mesačný paušál externej firmy s hrubou mzdou zamestnanca. To nie je správne porovnanie.
Keď zamestnáte účtovníka, platíte hrubú mzdu – no to je len začiatok. Pribúdajú odvody zamestnávateľa, dovolenka, PN, benefity a náklady na pracovné miesto. Účtovník s hrubou mzdou 1 500 eur vás reálne vyjde na 2 000 až 2 200 eur mesačne. A to ešte nepočítate čas strávený jeho vedením a zastupovaním počas neprítomnosti.
Externá účtovnícka firma účtuje za malú s.r.o. zvyčajne 150 až 400 eur mesačne. Za túto sumu dostanete vedenie účtovníctva, daňové priznania, komunikáciu s úradmi a poradenstvo pri bežných otázkach. Viac o tom, čo ovplyvňuje náklady firmy, nájdete v článku Čo sú nedaňové náklady a ako vám šetria peniaze.
Príklad z praxe
„Tomáš vedie e-commerce firmu s mesačným obratom okolo 80 000 eur. Rozhodol sa zamestnať vlastnú účtovníčku s hrubou mzdou 1 600 eur. Lenže hrubá mzda je len začiatok. Odvody zamestnávateľa vo výške 36,2 % pridajú ďalších 579 eur – tzv „superhrubá“ mzda tak vychádza na 2 179 eur. K tomu príde povinný príspevok na stravné a príspevok do sociálneho fondu – ďalších zhruba 80 eur mesačne. Reálne náklady na účtovníčku teda vychádzali na vyše 2 250 eur mesačne. A to ešte nepočítal s tým, že bude musieť platiť navyše za účtovný softvér a jeho správu. Predtým platil externej účtovníckej firme 480 eur. Rozdiel: vyše1 800 eur každý mesiac. Neskôr priznal, že pri jeho objeme dokladov by externá firma stačila ešte minimálne dva roky.“
Kedy externý účtovník nestačí
Externá spolupráca má svoje limity. Ak firma rastie rýchlo, generuje stovky dokladov mesačne a potrebuje každodennú operatívnu podporu – externý účtovník nemusí byť dostatočne dostupný.
Interný účtovník rieši váš problém hneď. Externý ho rieši do zajtra. V určitom momente rastu firmy má táto dostupnosť kľúčovú hodnotu.
Typické signály, že interný účtovník začína dávať zmysel: obrat presahuje 500 000 eur ročne, počet dokladov je v stovkách mesačne alebo sa chystáte na expanziu do zahraničia.
Príklad z praxe
„Jana vedie výrobnú firmu a päť rokov spolupracovala s externou účtovnou firmou za 350 eur mesačne. Keď firma vyrástla na 25 zamestnancov a mesačne riešila stovky faktúr, náklady na externú účtovnú firmu sa pomaly začali približovať k nákladom na vedenie účtovníctva interným zamestnancom. Jana zamestnala internú účtovníčku na plný úväzok. Prechod bol správne načasovaný – nie príliš skoro, nie príliš neskoro.“
Čo externý účtovník ponúka navyše
Dobrá externá účtovnícka firma nie je len o zaúčtovaní dokladov. Je to tím ľudí s rôznymi špecializáciami. Niekto sa venuje daniam, niekto mzdám, niekto medzinárodnému zdaňovaniu.
Keď interný účtovník narazí na zložitú situáciu, zvyčajne sa musí poradiť inde. Externá firma má tieto znalosti priamo v tíme. To je výhoda, ktorú cena sama osebe nevyjadrí. Ako funguje správne nastavené účtovníctvo vo firme, vysvetľujeme v článku Profesionálne vedenie účtovníctva je základom každej úspešnej firmy.
Ako sa teda rozhodnúť
Odpoveď závisí od konkrétnej situácie. Položte si tieto otázky:
-Koľko dokladov mesačne firma generuje?
-Potrebujete účtovníka každý deň, alebo stačí komunikácia raz za týždeň či dokonca raz za mesiac?
-Máte špecifické potreby ako mzdy v zahraničí alebo DPH v iných krajinách?
-Dokážete si interného zamestnanca dlhodobo dovoliť?
Pre väčšinu malých s.r.o. s obratom do 300 000 – 400 000 eur ročne je externá spolupráca nielen lacnejšia, ale aj odborne silnejšia. Interný účtovník začína dávať zmysel až pri vysokom objeme a komplexnosti agendy. Ak riešite aj daňové otázky, pozrite si článok Najčastejšie chyby pri podávaní daňového priznania právnických osôb.
Zhrnutie
Interný účtovník stojí reálne 2 až 4-násobne viac, ako sa na prvý pohľad zdá. Externá spolupráca pokryje väčšinu malých firiem odborne aj cenovo. Interný účtovník dáva zmysel pri vysokom objeme dokladov a potrebe každodennej dostupnosti. Rozhodnutie závisí od veľkosti, obratu a komplexnosti firmy – nie od pocitu.
Ak si nie ste istí, či je vaša firma v bode, kde by interný účtovník dával zmysel, radi sa na to pozrieme spolu.