Notebook, smartfón, internetové pripojenie – zariadenia, bez ktorých dnes väčšina podnikateľov nedokáže pracovať. Zároveň sú to veci, ktoré mnohí používajú nielen na pracovné, ale aj súkromné účely. A práve tu začínajú daňové otázky.
Zákon o dani z príjmov s touto realitou počíta. Nestanovuje, že zariadenia musia byť používané výhradne na podnikanie. Dáva však jasné pravidlá: ak majetok slúži aj na súkromné účely, výdavky sa musia uplatňovať len v zodpovedajúcej pomernej časti.
Čo hovorí zákon
Podľa § 19 ods. 2 písm. t) zákona o dani z príjmov platí, že výdavky na majetok, ktorý môže mať charakter osobnej potreby, je možné zahrnúť do daňových výdavkov len v tej pomernej časti, v akej sa majetok používa v súvislosti so zdaniteľnými príjmami.
Toto pravidlo sa vzťahuje nielen na obstarávaciu cenu zariadenia, ale aj na všetky súvisiace výdavky – technické zhodnotenie, prevádzkovanie, opravy, udržiavanie. Výslovne sem patria počítače, notebooky, internet, mobilné telefóny a ich paušály.
Zákon zároveň hovorí, čo sem nepatrí – výdavky na osobnú potrebu daňovníka nie sú daňovými výdavkami vôbec, a to bez ohľadu na akýkoľvek pomer. Výdavky na osobnú potrebu sú napríklad výdavky na civilné oblečenie, obuv, hodinky, kozmetické a kadernícke služby. Tieto nie je možné zahrnúť do daňových výdavkov ani čiastočne.
Dve možnosti: paušál 80 % alebo skutočný pomer
Ak podnikateľ používa notebook, mobil alebo internet aj na súkromné účely, má pri uplatňovaní výdavkov dve možnosti. Podobnú logiku zmiešaného využitia sme rozoberali aj v článku Auto na firmu vs súkromné: čo sa viac oplatí z pohľadu daní.
Paušálne výdavky vo výške 80 % sú administratívne jednoduchšia cesta. Daňovník si môže uplatniť 80 % zo všetkých súvisiacich výdavkov – teda z obstarávacej ceny, odpisov, mesačných paušálov aj opráv – bez ohľadu na to, aký je skutočný pomer pracovného a súkromného využívania. Zákon pri tomto prístupe nevyžaduje preukazovanie skutočného rozsahu súkromného použitia.
Príklad: Podnikateľ kúpil mobil za 600 € a platí mesačný paušál 100 €. Ak sa rozhodne pre 80 % paušál, môže si uplatniť 480 € z kúpnej ceny a 960 € ročne z paušálu (80 % z 1 200 €). Do daňových výdavkov teda zahrnie spolu 1 440 €.
Skutočný pomer je vhodný vtedy, keď je pracovné využívanie preukázateľne vyššie ako 80 %. V takom prípade si daňovník môže uplatniť väčší podiel výdavkov, musí ho však vedieť zdokladovať. Skutočný pomer vyžaduje evidenciu a preukázateľný základ pre výpočet.
Oba prístupy sa vzťahujú rovnako na fyzické osoby podnikateľov. Pre každý druh majetku si daňovník môže zvoliť iný postup, pričom zvolený prístup by mal byť konzistentný v rámci zdaňovacieho obdobia.
Kedy možno uplatniť 100 % výdavkov
Existujú situácie, keď sa krátenie výdavkov vôbec neuplatňuje.
Prvá z nich nastáva vtedy, ak podnikateľ preukáže, že zariadenie používa výhradne na podnikanie. V takom prípade nie je dôvod na krátenie a výdavky možno uplatniť v plnej výške.
Druhá situácia sa týka zamestnávateľov, ktorí poskytujú majetok zamestnancovi ako zamestnanecký benefit dohodnutý v pracovnej zmluve. Ak zamestnávateľ zdaňuje zamestnancovi toto nepeňažné plnenie ako príjem zo závislej činnosti, môže si výdavky na daný majetok – vrátane odpisov a mesačných paušálov – uplatniť v plnej výške bez akéhokoľvek obmedzenia.
Na čo si dať pozor pri DPH
Platitelia DPH musia sledovať ešte jeden rozmer. Odpočet DPH je možný len v rozsahu použitia majetku na zdaniteľné plnenia. Pri zmiešanom využívaní sa teda uplatňuje rovnaký pomer ako pri dani z príjmov.
Dôležité je, že časť DPH, na ktorú nevznikol nárok na odpočítanie, nemožno jednoducho preniesť do daňových výdavkov k dani z príjmov. Platí to vtedy, keď sa táto neodpočítateľná DPH viaže k výdavku, ktorý sám osebe nie je daňovým výdavkom v plnej výške. Inak povedané – ak výdavok bol krátený, krátená zostáva aj súvisiaca DPH.
Výdavky na osobnú potrebu: kde je hranica
Zákon jasne vymedzuje, čo sa za daňový výdavok považovať nikdy nemôže. Výdavky na osobnú potrebu daňovníka – vrátane výdavkov na ochranu jeho osoby alebo blízkych osôb a na ochranu majetku, ktorý nie je súčasťou obchodného majetku – nie sú daňovými výdavkami vôbec.
Za výdavky na osobnú potrebu sa považujú napríklad výdavky na civilné oblečenie, obuv, hodinky, kozmetické či kadernícke služby. Ani pri týchto položkách pomernú časť uplatniť nie je možné – zákon ich z daňových výdavkov vylučuje úplne, bez ohľadu na to, či ich podnikateľ pri práci využíva.
Praktickým príkladom je aj bezpečnostný systém nainštalovaný na rodinnom dome, kde má podnikateľ zároveň zriadenú kanceláriu. Ak nehnuteľnosť nie je zaradená do obchodného majetku, výdavky na bezpečnostný systém nie sú daňovým výdavkom – slúžia na ochrane súkromného majetku, nie podnikania. Rozdiel medzi nákladom a investíciou do majetku sme detailne rozoberali v článku Náklady vs. investície – čo si môžeš dať do výdavkov.
Ako správne postupovať v praxi
Základ správneho uplatňovania výdavkov na notebook, mobil a internet tvorí niekoľko vecí.
Prvým krokom je rozhodnutie, či sa majetok zaradí do obchodného majetku. Pri zaradení do obchodného majetku sa uplatňujú odpisy a na výdavky sa vzťahujú pravidlá pre majetok s charakterom osobnej potreby.
Druhým krokom je voľba prístupu – paušálne výdavky vo výške 80 %, alebo skutočný preukázaný pomer. Paušál je administratívne jednoduchší a nevyžaduje dokladovanie skutočného rozsahu využívania. Skutočný pomer je výhodný len vtedy, ak je pracovné využívanie preukázateľne vyššie.
Treťou podmienkou je konzistentnosť. Zvolený postup by sa mal udržiavať dlhodobo a jednotne pre rovnaký druh majetku, čo uľahčuje aj prípadnú kontrolu zo strany daňového úradu. Komplexný prehľad toho, čo si firma môže dať do nákladov, nájdete v článku Čo všetko si môžete dať do nákladov firmy.
Záver
Notebook, mobil a internet patria k základnému pracovnému vybaveniu väčšiny podnikateľov. Zákon o dani z príjmov umožňuje tieto výdavky legálne uplatniť – aj keď sa zariadenia využívajú čiastočne na súkromné účely. Podmienkou je správna voľba prístupu, primeranosť uplatňovaného podielu a konzistentná evidencia.
Paušálne výdavky vo výške 80 % sú pre väčšinu podnikateľov dostatočné a administratívne nenáročné. Kto vie preukázať vyššie pracovné využívanie, môže zvoliť skutočný pomer a uplatniť viac. Kto zariadenie skutočne využíva výhradne na podnikanie, môže si výdavky uplatniť v plnej výške – musí to však vedieť zdokladovať.
Ak si nie ste istý, či máte uplatňovať 80 % paušál, skutočný pomer alebo plnú výšku výdavkov – pomôžeme vám nastaviť postup, ktorý zodpovedá realite vášho podnikania a obstojí pri daňovej kontrole.