Účtovné doklady, účtovné knihy aj účtovnú závierku musí slovenská firma uchovávať 10 rokov podľa §35 zákona o účtovníctve. Rovnakú, desaťročnú lehotu majú aj faktúry z pohľadu DPH podľa §76 zákona o DPH. Skartovať doklady možno až po uplynutí tejto lehoty — a pri registratúrnych záznamoch často až so súhlasom štátneho archívu.
Ako dlho treba uchovávať účtovné doklady?
Zákon o účtovníctve (č. 431/2002 Z. z.) určuje v §35 jednotnú lehotu 10 rokov pre prakticky všetky kľúčové účtovné písomnosti: účtovnú závierku a výročnú správu, účtovné doklady, účtovné knihy, odpisový plán, inventúrne súpisy aj účtový rozvrh. Lehota sa počíta od konca roka, ktorého sa záznamy týkajú.
Desaťročná lehota platí jednotne od 1. januára 2018, keď sa pôvodných päť rokov pri dokladoch a knihách predĺžilo a zosúladilo s lehotou pre závierku. Príklad: doklady za rok 2026 musíte uchovať do konca roka 2036. Ak ešte niekde narazíte na údaj „5 rokov“, ide o neaktuálnu informáciu — dnes platí desať. Na to, aké doklady vlastne vznikajú, nadväzuje aj rozdiel medzi jednoduchým a podvojným účtovníctvom.
Koľko rokov sa archivujú faktúry a daňové doklady?
Z pohľadu DPH platí §76 zákona o DPH (č. 222/2004 Z. z.): platiteľ uchováva vyhotovené aj prijaté faktúry do konca roka, v ktorom uplynie 10 rokov od konca obdobia, ktorého sa týkajú. Rovnaká lehota sa vzťahuje aj na ďalšie daňové doklady rozhodujúce pre správne určenie dane.
Počas celej lehoty musí byť zabezpečená vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť faktúry. V praxi to znamená, že doklad musí zostať úplný a overiteľný až do konca archivačnej lehoty, nielen „niekde uložený“.
Ako lehoty súvisia s možnou daňovou kontrolou?
Archivácia nie je samoúčelná — dôvodom je, že správca dane môže daň spätne preveriť. Podľa daňového poriadku zaniká právo vyrubiť daň spravidla po piatich rokoch od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať priznanie; pri uplatnení daňovej straty po siedmich rokoch a absolútny strop je desať rokov. Začatie kontroly navyše lehotu prerušuje a posúva.
Desaťročná účtovná lehota tak zároveň pokrýva aj najdlhšie možné obdobie, počas ktorého vám hrozí kontrola. Bez kompletných dokladov sa pri preverovaní ťažko obhajuje aj správne priznaná daň — ako na to, sme zhrnuli v praktickom checkliste, ako sa pripraviť na daňovú kontrolu.
Na ktoré dokumenty myslieť nad rámec účtovníctva?
Okrem účtovných a daňových dokladov má firma aj personálne a mzdové písomnosti či zmluvy, pri ktorých sa lehoty líšia. Mzdové doklady sú zároveň účtovnými záznamami, takže sa na ne vzťahuje aspoň desaťročná lehota; dlhšie uchovávanie upravuje registratúrny plán zamestnávateľa. Slovenské právo pritom nemá jedno pevné zákonné číslo pre uchovávanie mzdových listov na dôchodkové účely, preto sa riaďte registratúrnym plánom a pokynmi Sociálnej poisťovne.
Novinkou je, že od 1. januára 2026 sa ruší povinnosť zamestnávateľov predkladať evidenčné listy dôchodkového poistenia; Sociálna poisťovňa si údaje zabezpečí z vlastných systémov. Na archiváciu starších dokladov to však vplyv nemá — tie uchovávate podľa doterajších pravidiel.
Možno doklady archivovať elektronicky?
Áno. Zákon pripúšťa uchovávanie v listinnej, elektronickej aj kombinovanej podobe. Ak listinný doklad prevádzate do elektronickej podoby, musíte zachovať jeho vierohodnosť a čitateľnosť počas celej lehoty; pri právne plnohodnotnom prevode sa používa zaručená konverzia.
Elektronická archivácia šetrí miesto aj čas pri neskoršom dohľadávaní, no nezbavuje firmu zodpovednosti za to, aby doklady zostali neporušené a dostupné. Pri rozsiahlejšej digitalizácii sa oplatí nastaviť pravidlá ešte predtým, než sa papierové doklady začnú skartovať.
Ako prebieha skartácia a kedy doklady zničiť?
Zničiť doklady možno až po uplynutí zákonnej, resp. registratúrnej lehoty — nikdy skôr. Na nakladanie s registratúrnymi záznamami sa vzťahuje zákon o archívoch a registratúrach (č. 395/2002 Z. z.); firma má mať registratúrny poriadok a registratúrny plán, ktoré určujú lehoty a spôsob vyraďovania.
Samotné vyraďovanie prebieha v skartačnom konaní, ktoré pri registratúrnych záznamoch podlieha súhlasu príslušného štátneho archívu. Doklady, ktoré ešte môžu byť potrebné pre prebiehajúci spor alebo kontrolu, si ponechajte aj nad rámec minimálnej lehoty. V prípade pochybností o konkrétnom type dokladu sa poraďte s účtovníkom.
Neviete, ktoré doklady už môžete skartovať a ktoré musíte ešte uchovať? Prejdeme s vami archivačné lehoty, nastavíme prehľadný systém uchovávania a pomôžeme s bezpečnou skartáciou po uplynutí lehôt.
Časté otázky
Ako dlho treba uchovávať účtovné doklady na Slovensku?
Kľúčové účtovné písomnosti — účtovnú závierku, účtovné doklady, knihy, inventúrne súpisy aj účtový rozvrh — uchovávate 10 rokov podľa §35 zákona o účtovníctve. Faktúry z pohľadu DPH majú tiež desaťročnú lehotu podľa §76 zákona o DPH. Lehota plynie od konca roka, ktorého sa doklady týkajú.
Môžem papierové faktúry naskenovať a originály zničiť?
Zákon pripúšťa listinnú aj elektronickú podobu, takže digitálna archivácia je možná. Musíte však počas celej lehoty zachovať vierohodnosť pôvodu, neporušenosť obsahu a čitateľnosť dokladu; pri právne plnohodnotnom prevode sa používa zaručená konverzia. Pri citlivých dokladoch je bezpečnejšie originály do uplynutia lehoty ponechať.
Kedy môžem staré doklady skartovať?
Až po uplynutí zákonnej, resp. registratúrnej lehoty — pri väčšine účtovných dokladov po 10 rokoch. Vyraďovanie prebieha v skartačnom konaní podľa zákona o archívoch a registratúrach a pri registratúrnych záznamoch podlieha súhlasu štátneho archívu. Doklady potrebné pre spor alebo kontrolu si ponechajte aj dlhšie.