Faktúry v emailoch, pokladničné bločky v peňaženke, výpisy z banky stiahnuté raz za štvrťrok. Ak toto znie povedome, nie ste sami. Väčšina malých firiem stále funguje takto – a stojí ich to oveľa viac času, ako si uvedomujú. Digitalizácia účtovníctva nie je o technológii. Je o tom, ako si nastaviť procesy tak, aby vám účtovníctvo neprinášalo stres, ale informácie.
Čo digitalizácia účtovníctva v praxi znamená
Digitalizácia neznamená, že si kúpite drahý software a všetko bude fungovať samo. Znamená to, že dokumenty – faktúry, pokladničné doklady, výpisy – sú v digitálnej forme, dostupné na jednom mieste, a váš účtovník k nim má prístup v reálnom čase.
V praxi to zvyčajne vyzerá takto: faktúry vám chodia emailom alebo ich posielate priamo cez fakturačný program, bločky fotíte mobilom a nahrávate do aplikácie, bankové výpisy sa importujú automaticky. Účtovník zaúčtuje doklady priebežne, nie raz za rok pred závierkou.
„Martina vedie malú advokátsku kanceláriu. Predtým nosila účtovníčke zložku dokladov každý mesiac. Po prechode na digitálne účtovníctvo posiela faktúry priamo z fakturačnej aplikácie, bločky fotí mobilom. Čas strávený „papierovaním“ sa z dvoch hodín mesačne znížil na pätnásť minút.“
Kde digitalizácia šetrí čas
Prvý a najväčší úspor je koniec fyzickej manipulácie s dokladmi. Žiadne tlačenie, šanónovanie, odnášanie. Druhá úspora je v komunikácii s účtovníkom – keď máte všetko na jednom mieste, nepotrebujete dohľadávať, čo ste kde poslali a kedy.
Tretí benefit je menej viditeľný, ale dôležitý: priebežný prehľad o financiách firmy. Ak účtovník zaúčtuje doklady každý týždeň, vidíte aktuálny stav – nie stav spred dvoch mesiacov.
„Peter vlastní servis áut. Doteraz vedel, koľko zarobil, až po ročnej závierke. Po nasadení digitálneho účtovníctva vidí výsledovku aktuálnu na týždeň. Vie, kedy je ziskovosť nízka a kedy môže investovať do zariadenia.“
Kde začať: tri kroky k digitálnemu účtovníctvu
Nie je potrebné meniť všetko naraz. Väčšina firiem prejde na digitálne účtovníctvo postupne v troch krokoch.
Krok 1: Fakturácia online. Prestanete vystavovať faktúry vo Worde alebo v Exceli a prejdete na niektorý z fakturačných programov. Faktúry sú číslované automaticky, odchádzajú emailom a záznamy zostávajú v systéme. Existujú aj také digitálne riešenia, kde viete nahrávať prijaté faktúry, bločky a zároveň v tej istej aplikácii máte možnosť vystavovať faktúry.
Krok 2: Skenovanie bločkov. Namiesto fyzického zberu dokladov fotíte bločky mobilom. Existujú aplikácie, ktoré doklad rozpoznajú a automaticky vyplnia potrebné údaje.
Krok 3: Prepojenie s účtovníkom. Ideálny stav je, keď vy aj váš účtovník pracujete v rovnakom systéme alebo máte zdieľaný prístup. Účtovník vidí doklady v reálnom čase a môže zaúčtovať priebežne.
Časté obavy a čo je na nich pravdy
Podnikatelia sa zvyčajne boja troch vecí: ceny, zložitosti a bezpečnosti dát.
Čo sa týka ceny – väčšina nástrojov pre malé firmy stojí jednotky eur mesačne. Oproti času, ktorý ušetríte, je to zanedbateľná položka. „Čo sa týka zložitosti – väčšina moderných aplikácií nevyžaduje žiadne účtovnícke znalosti. Čo sa týka bezpečnosti – renomované cloudové riešenia majú vyššiu úroveň zabezpečenia, ako domáci počítač s Excelom.
Ak chcete vedieť, ako digitalizácia účtovníctva súvisí s celkovým riadením financií firmy, odporúčame pozrieť sa aj na náš článok Profesionálne vedenie účtovníctva je základom každej úspešnej firmy.
Čo digitalizácia nevyrieši
Digitálne nástroje sú prostriedok, nie cieľ. Ak sú procesy vo firme chaotické, digitalizácia chaos nezruší – len ho prenesiete do iného prostredia. Dôležité je nastaviť jednoduché pravidlá: kto posiela aké doklady, kedy a kam.
„Zuzana otvorila e-shop. Kúpila si fakturačný program a aplikáciu na bločky, no doklady nahrávala nepravidelne a nesystematicky. Účtovníčka musela stále niečo dohľadávať. Problém nebol v nástrojoch – bol v rutine. Keď Zuzana zaviedla pevný piatok na nahrávanie dokladov, situácia sa zmenila.“
Zhrnutie: čo digitalizácia účtovníctva prinesie
- Menej času na administratívu – doklady nahráte za minúty namiesto hodín,
- Priebežný prehľad o financiách firmy – nie len raz za rok,
- Jednoduchšia spolupráca s účtovníkom – všetko na jednom mieste,
- Menej chýb a zabudnutých dokladov,
- Prístup k informáciám kedykoľvek a kdekoľvek.
Výsledky z účtovníctva môžete využiť na riadenie firmy – viac o tom v článku Účtovná závierka jednoducho – čo z nej vyčítate o svojej firme.
Ak chcete prejsť na digitálne účtovníctvo a neviete, kde začať, alebo sa pýtate, či je váš súčasný systém nastavený dobre, radi sa na to pozrieme spolu. Vo Wellbens majú všetci naši klienti aplikáciu na nahrávanie dokladov zahrnutú v cene našich služieb, vďaka čomu neplatia nič navyše.