Celkový zisk vo výkaze ziskov a strát vám povie, či firma ako celok zarába — ale nie, ktorá zákazka vás živí a ktorá vás potichu stojí peniaze. Odpoveď dáva až sledovanie nákladov podľa stredísk a zákaziek: každej zákazke priradíte jej tržby aj náklady a uvidíte jej skutočný príspevok k zisku. Bez toho rozhodujete poslepiačky.
Prečo celkový zisk firmy nič nehovorí o jednotlivých zákazkách?
Bežná účtovná závierka sleduje náklady podľa druhu — mzdy, materiál, energie, služby. To stačí na daňové priznanie, ale nepovie vám, koľko z týchto miezd a materiálu spotrebovala konkrétna zákazka. Firma tak môže vykazovať pekný celkový zisk, hoci polovica zákaziek je stratových a druhá polovica ich dotuje.
Príklad: stavebná firma s obratom 1,2 milióna eur skončí v zisku 60 000 eur. Po rozčlenení na zákazky sa ukáže, že tri veľké projekty zarobili 140 000 eur a desiatka malých zákaziek spolu prerobila 80 000 eur. Bez tohto pohľadu by firma pokračovala v naberaní práve tých malých, stratových zákaziek. Manažérskym pohľadom na firmu sme sa zaoberali v článku o manažérskom účtovníctve pre malú firmu.
Čo je stredisko a zákazka v účtovníctve?
Stredisko je organizačná časť firmy, ktorej samostatne sledujete náklady a výnosy — napríklad prevádzka, pobočka, výrobná linka alebo tím. Zákazka (niekedy „projekt“) je konkrétny obchodný prípad: jedna stavba, jedna dodávka, jeden klient. Účtovné softvéry umožňujú ku každému dokladu priradiť stredisko aj zákazku, takže rovnaká faktúra za materiál sa „ušije“ na konkrétny projekt.
Vďaka tomu viete kedykoľvek zostaviť výsledovku za jednu zákazku alebo jedno stredisko — teda malý výkaz ziskov a strát, ktorý ukáže, či daná časť firmy zarába.
Ako priradiť priame a nepriame náklady?
Priame náklady sa dajú k zákazke priradiť jednoznačne — materiál spotrebovaný na stavbe, mzdy ľudí, ktorí na nej robili, subdodávky. Tie priraďte hneď pri zaúčtovaní dokladu. Problémom sú nepriame (režijné) náklady — nájom kancelárie, účtovníctvo, marketing, mzda konateľa — ktoré slúžia všetkým zákazkám naraz.
Réžiu treba na zákazky rozpustiť podľa rozumného kľúča: podľa odpracovaných hodín, podielu na tržbách alebo na priamych nákladoch. Dôležité je, aby bol kľúč jednoduchý a stabilný — inak čísla nikto nebude brať vážne. Ako správne započítať réžiu do ceny, sme rozobrali v článku o kalkulácii ceny, réžie a marže.
Ako vypočítať skutočnú ziskovosť zákazky?
Najprv sledujte krycí príspevok: tržby zákazky mínus jej priame náklady. Ten ukáže, koľko zákazka „prispieva“ na pokrytie réžie a zisku. Až potom odpočítajte pridelenú réžiu a dostanete čistý zisk zákazky.
Príklad: zákazka má tržby 20 000 eur, priame náklady 13 000 eur, teda krycí príspevok 7 000 eur. Ak jej priradíte réžiu 4 000 eur, čistý zisk je 3 000 eur, teda 15 % marža. Keby priame náklady vyskočili na 16 000 eur, krycí príspevok 4 000 eur réžiu ledva pokryje a zákazka je fakticky na nule. Súvislosť medzi krycím príspevkom a bodom zvratu sme vysvetlili v článku o bode zvratu a krycom príspevku.
Aké nástroje na to potrebujete?
Na začiatok stačí dôsledné používanie stredísk a zákaziek priamo v účtovnom softvéri a jednoduchý mesačný prehľad v tabuľke. Dôležitejšia než drahý nástroj je disciplína: každý doklad musí mať priradenú zákazku už pri zaúčtovaní, nie spätne na konci roka.
Väčšie firmy si pridávajú evidenciu odpracovaných hodín na zákazkách, aby vedeli presne rozpustiť mzdové náklady. Podstatné je, aby čísla chodili včas — report za uzavretý mesiac do polovice nasledujúceho mesiaca, nie s polročným oneskorením, keď sa už nedá nič zmeniť.
Aké chyby pri sledovaní ziskovosti zákaziek robia firmy?
Najčastejšia je, že firma sleduje len tržby zákazky a zabúda na náklady — „veľká zákazka“ nemusí byť zisková zákazka. Druhou chybou je nepriraďovať réžiu vôbec, takže všetky zákazky vyzerajú ziskovejšie, než v skutočnosti sú. Treťou je meniť metodiku každý mesiac, takže sa čísla nedajú porovnávať v čase.
Firma, ktorá tieto tri pasce ustráži, získa jednoduchý, ale silný nástroj: vie, ktoré zákazky, klientov a strediská rozvíjať a ktoré radšej odmietnuť alebo predražiť. To je rozdiel medzi rastom obratu a rastom zisku.
Chcete vedieť, ktoré vaše zákazky reálne zarábajú a ktoré vás stoja peniaze? Pomôžeme vám nastaviť sledovanie nákladov podľa stredísk a zákaziek.
Časté otázky
Aký je rozdiel medzi strediskom a zákazkou?
Stredisko je trvalá organizačná časť firmy — pobočka, prevádzka, tím — ktorej samostatne sledujete náklady a výnosy. Zákazka je konkrétny obchodný prípad, napríklad jedna stavba či dodávka pre klienta. Ku každému dokladu môžete priradiť oboje, takže viete vyhodnotiť ziskovosť pobočky aj jednotlivého projektu.
Ako rozpustiť réžiu na jednotlivé zákazky?
Réžiu (nájom, marketing, administratívu) rozdeľte podľa jednoduchého a stabilného kľúča — najčastejšie podľa odpracovaných hodín, podielu na tržbách alebo na priamych nákladoch. Kľúč nemeňte každý mesiac, aby boli čísla porovnateľné. Cieľom nie je dokonalá presnosť, ale rozumný a konzistentný obraz.
Stačí mi na sledovanie ziskovosti zákaziek bežný účtovný softvér?
Vo väčšine malých firiem áno. Bežné účtovné programy umožňujú priradiť stredisko a zákazku ku každému dokladu a zostaviť výsledovku za projekt. Kľúčová je disciplína pri zadávaní a včasný mesačný report; drahý špecializovaný nástroj potrebujú až firmy s desiatkami súbežných zákaziek.