Inventarizácia je zákonná povinnosť každej účtovnej jednotky overiť, či stav majetku a záväzkov v účtovníctve zodpovedá skutočnosti. Vykonáva sa ku dňu, ku ktorému zostavujete účtovnú závierku, teda spravidla ku koncu roka, a bez nej vaše účtovníctvo nie je preukázateľné. Zistené rozdiely, manká a prebytky, musíte zaúčtovať a daňovo vysporiadať.
Čo je inventarizácia a čím sa líši od inventúry?
Pojmy inventúra a inventarizácia sa v bežnej reči zamieňajú, no zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve medzi nimi rozlišuje. Inventúra je samotné zistenie skutočného stavu majetku a záväzkov, teda to, čo naozaj máte v sklade, v pokladnici či na účtoch. Inventarizácia je širší proces: skutočný stav zistený inventúrou porovnáte so stavom v účtovníctve, vyčíslite rozdiely a zaúčtujete ich.
Povinnosť inventarizovať majetok a záväzky vyplýva z § 6 a § 29 zákona o účtovníctve. Nejde o formalitu. Podľa § 8 nie je účtovníctvo preukázateľné, ak jednotka inventarizáciu nevykonala. Práve inventarizácia dáva číslam v účtovnej závierke reálny podklad, a preto je aj jedným z prvých bodov, ktoré pri kontrole preveruje daňový úrad.
Aké druhy inventúry poznáme?
Zákon rozlišuje dva spôsoby zistenia skutočného stavu. Fyzickou inventúrou zisťujete stav majetku, ktorý viete fyzicky spočítať alebo premerať, teda zásoby na sklade, hmotný majetok či hotovosť v pokladnici. Dokladovou inventúrou overujete položky, pri ktorých fyzická obhliadka nie je možná: záväzky, pohľadávky, rezervy či zostatky na účtoch. Kde to dáva zmysel, oba spôsoby kombinujete.
V praxi to znamená, že tovar v regáli spočítate a porovnáte s evidenciou, kým existenciu pohľadávky doložíte napríklad odsúhlasením zostatku s odberateľom. Ako správne pristupovať k oceňovaniu a odpisovaniu majetku, ktorý pri inventúre prechádzate, sme rozobrali v článku o odpisoch majetku v účtovníctve a daniach.
Kedy sa inventarizácia vykonáva?
Inventarizáciu robíte ku dňu, ku ktorému zostavujete riadnu alebo mimoriadnu účtovnú závierku, u väčšiny firiem k 31. decembru. Zákon však pripúšťa istú pružnosť. Fyzickú inventúru hmotného majetku okrem zásob, ktorú nestíhate presne ku dňu závierky, môžete vykonať v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho obdobia. Zásoby smiete inventarizovať kedykoľvek počas roka.
Pri hmotnom majetku okrem zásob a hotovosti dokonca nemusíte inventarizovať každý rok. Zákon dovoľuje dlhší cyklus, ktorý však nesmie presiahnuť štyri roky. Peňažné prostriedky v hotovosti sa naopak inventarizujú ku dňu závierky. Nech už termín zvolíte akýkoľvek, výsledný stav treba vždy upraviť o prírastky a úbytky medzi dňom inventúry a dňom závierky.
Čo musí obsahovať inventúrny súpis?
Výsledok inventúry zachytáva inventúrny súpis, účtovný záznam, ktorý zabezpečuje preukázateľnosť účtovníctva. Podľa § 30 musí okrem iného obsahovať obchodné meno účtovnej jednotky, deň začatia inventúry, deň, ku ktorému bola vykonaná, a deň skončenia, stav majetku s uvedením množstva a ceny, miesto uloženia majetku i podpisový záznam zodpovednej osoby.
Následne vzniká inventarizačný zápis, ktorým preukazujete vecnú správnosť účtovníctva, teda porovnanie skutočného a účtovného stavu a výsledky posúdenia reálnosti ocenenia. Tieto dokumenty nie sú len internou administratívou; sú to doklady, ktoré musíte vedieť predložiť pri kontrole aj s odstupom rokov.
Ako sa vysporiadajú manká a prebytky?
Rozdiel medzi skutočným a účtovným stavom je inventarizačný rozdiel. Ak je skutočný stav nižší a rozdiel neviete doložiť účtovným záznamom, ide o manko (pri peniazoch a ceninách o schodok). Ak je skutočný stav vyšší, hovoríme o prebytku. Oba treba zaúčtovať do obdobia, za ktoré sa inventarizácia vykonáva.
Daňovo je najcitlivejšie manko. Podľa zákona o dani z príjmov (§ 21) manká a škody presahujúce prijaté náhrady nie sú daňovým výdavkom, uznajú sa len do výšky náhrady, ktorú dostanete napríklad od poisťovne alebo zamestnanca. Výnimkou sú škody nezavinené firmou: pri živelnej pohrome alebo pri škode spôsobenej neznámym páchateľom, potvrdenej políciou, sú uznané v plnej výške. Bližšie sa téme venujeme v článku o tom, kedy sú manká a škody daňovým výdavkom.
Ako dlho treba dokumentáciu uchovávať?
Inventúrne súpisy a inventarizačné zápisy patria medzi účtovné záznamy, ktoré musíte uchovávať desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Rovnaká lehota platí aj pre samotnú účtovnú závierku. Nejde o prehnanú opatrnosť, keďže práve pri týchto dokumentoch sa najčastejšie ukáže, či firma inventarizáciu reálne vykonala, alebo len formálne dopočítala čísla.
Dôsledná inventarizácia je tak nielen zákonná povinnosť, ale aj nástroj kontroly nad vlastnou firmou. Odhalí zastaraný či nepredajný tovar, chyby v evidencii aj slabé miesta v ochrane majetku, a čísla v závierke, ktorú si následne prečítate, majú konečne reálnu vypovedaciu hodnotu. Čo všetko sa z nej dá vyčítať, rozoberáme v článku o tom, ako čítať účtovnú závierku jednoducho.
Blíži sa vám účtovná závierka a neviete si rady s inventarizáciou majetku a záväzkov? Radi vám nastavíme celý proces tak, aby obstál pri kontrole a zároveň vám dal reálny obraz o firme.
Časté otázky
Kedy sa inventarizácia vykonáva?
Inventarizáciu vykonávate ku dňu, ku ktorému zostavujete riadnu alebo mimoriadnu účtovnú závierku, u väčšiny firiem k 31. decembru. Fyzickú inventúru hmotného majetku okrem zásob môžete vykonať už v priebehu posledných troch mesiacov účtovného obdobia, prípadne v prvom mesiaci nasledujúceho obdobia. Zásoby možno inventarizovať kedykoľvek počas roka.
Sú manká daňovým výdavkom?
Manká a škody sú daňovým výdavkom len do výšky prijatých náhrad, napríklad od poisťovne alebo zodpovedného zamestnanca. Časť presahujúca náhrady sa neuzná. Výnimkou sú škody spôsobené živelnou pohromou a škody spôsobené neznámym páchateľom potvrdené políciou, ktoré sú uznané v plnej výške.
Ako dlho treba uchovávať inventúrne súpisy?
Inventúrne súpisy a inventarizačné zápisy sa uchovávajú desať rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Rovnakú desaťročnú lehotu má aj samotná účtovná závierka. Tieto dokumenty musíte vedieť predložiť pri daňovej kontrole aj s niekoľkoročným odstupom.