Daňová evidencia je najjednoduchší spôsob, ako si živnostník vie uplatniť skutočné (preukázateľné) výdavky bez toho, aby viedol účtovníctvo. Upravuje ju § 6 ods. 11 zákona o dani z príjmov. Kto ju vedie, nie je účtovnou jednotkou, nepodáva účtovnú závierku a eviduje len to, čo zákon vymenúva – príjmy, výdavky, majetok, zásoby, pohľadávky a záväzky.
Čo je daňová evidencia a pre koho je určená
Daňová evidencia je medzistupeň medzi paušálnymi výdavkami a klasickým účtovníctvom. Hodí sa živnostníkovi, ktorý má reálne výdavky vyššie než 60 % paušál, no zároveň nechce viesť jednoduché ani podvojné účtovníctvo so všetkými jeho povinnosťami. Vedie ju daňovník s príjmami z podnikania a z inej samostatnej zárobkovej činnosti (§ 6 ods. 1 a 2), ktorý uplatňuje preukázateľné výdavky a nie je účtovnou jednotkou.
Dôležité je, že od roku 2014 už neplatia žiadne obmedzujúce podmienky. Daňovú evidenciu môžete viesť bez ohľadu na výšku príjmov a aj vtedy, ak zamestnávate ľudí. Skôr platné limity (napríklad strop obratu alebo zákaz pri zamestnancoch) boli zrušené, takže dnes je to otvorená voľba takmer pre každého živnostníka na skutočných výdavkoch.
Čo musí daňová evidencia obsahovať
Zákon presne vymenúva, čo sa eviduje. Daňová evidencia obsahuje údaje o:
- príjmoch v časovom slede v členení potrebnom na zistenie základu dane, vrátane prijatých dokladov,
- daňových výdavkoch v časovom slede v členení potrebnom na zistenie základu dane, vrátane vydaných dokladov,
- hmotnom a nehmotnom majetku zaradenom do obchodného majetku,
- zásobách a pohľadávkach,
- záväzkoch.
Zákon nepredpisuje konkrétnu formu – evidenciu môžete viesť v jednoduchej tabuľke, v Exceli aj v účtovnom programe. Podstatné je, aby z nej bolo kedykoľvek jasné, ako ste dospeli k základu dane, a aby ste každý zápis vedeli doložiť dokladom. Práve preukázateľnosť je to, čo robí z „skutočných výdavkov“ skutočne uznateľné výdavky.
Kedy sa oplatí daňová evidencia namiesto paušálu
Paušálne výdavky podľa § 6 ods. 10 sú pohodlné: uplatníte 60 % z príjmov, najviac však 20 000 eur ročne, a k tomu zaplatené odvody. Nemusíte nič dokladovať. Problém nastáva, keď máte reálne náklady vyššie – napríklad nakupujete tovar, materiál, platíte prenájom prevádzky alebo odpisujete drahšie vybavenie. Vtedy vám paušál „zožerie“ časť reálnych výdavkov a zbytočne platíte vyššiu daň.
Príklad: remeselník s príjmom 50 000 eur si cez paušál uplatní strop 20 000 eur. Ak má však reálne výdavky na materiál a nástroje 28 000 eur, cez daňovú evidenciu si uplatní celých 28 000 eur a zníži si základ dane o 8 000 eur navyše. Porovnanie oboch režimov sme detailne rozobrali v článku o tom, či sú výhodnejšie paušálne alebo skutočné výdavky. Ako vôbec do seba zapadajú odvody a dane živnostníka, nájdete v samostatnom prehľade.
Ako sa líši daňová evidencia od účtovníctva
Najčastejší omyl je zamieňať daňovú evidenciu s jednoduchým účtovníctvom. Rozdiel je zásadný: kto vedie daňovú evidenciu, nie je účtovnou jednotkou podľa zákona o účtovníctve. Nevzťahujú sa naňho povinnosti tohto zákona – nevedie účtovné knihy v zmysle zákona o účtovníctve, nezostavuje účtovnú závierku a nepredkladá účtovné výkazy.
Živnostník sa stáva účtovnou jednotkou až vtedy, keď sa rozhodne (alebo je povinný) viesť jednoduché či podvojné účtovníctvo. Pre fyzickú osobu nezapísanú v obchodnom registri je to dobrovoľná voľba – nie je tu zákonná hranica obratu, ktorá by prechod vynucovala. Ak uvažujete medzi oboma systémami, pomôže prehľad rozdielov medzi jednoduchým a podvojným účtovníctvom.
Ako evidovať majetok, zásoby a pohľadávky
Aj pri daňovej evidencii platia pravidlá pre majetok. Hmotný a nehmotný majetok zaradený do obchodného majetku sa odpisuje podľa § 22 až § 29 zákona o dani z príjmov – rovnomerne alebo zrýchlene – a odpisy vstupujú do výdavkov. Zásoby, pohľadávky a záväzky sa priebežne evidujú a na konci roka sa ich stav premieta do základu dane.
Osobitne treba dať pozor pri prechode z paušálu na skutočné výdavky. Úpravu základu dane pri zmene spôsobu uplatňovania výdavkov rieši § 51a zákona o dani z príjmov: zásoby a pohľadávky z obdobia paušálu sa zohľadnia tak, aby neboli zdanené dvakrát ani nevypadli zo zdanenia. Pri prechode sa preto oplatí urobiť si inventúru a presne zachytiť, čo do nového režimu vstupuje.
Ako dlho treba daňovú evidenciu uchovávať
Daňovú evidenciu a doklady treba uchovávať dovtedy, kým nezanikne právo správcu dane vyrubiť alebo dodatočne vyrubiť daň. Táto lehota je naviazaná na premlčanie podľa daňového poriadku (§ 69 zákona č. 563/2009 Z. z.) a spravidla predstavuje päť rokov od konca roka, v ktorom vznikla povinnosť podať daňové priznanie. Pri daňovej kontrole alebo uplatnení daňovej straty sa môže predĺžiť.
V praxi to znamená, že faktúry, bločky a evidenciu nemožno po podaní priznania hneď vyhodiť. Odporúča sa viesť ich usporiadane a zálohovane – ak príde kontrola, práve doklady sú to, čím preukážete oprávnenosť uplatnených výdavkov.
Neviete sa rozhodnúť medzi paušálom a skutočnými výdavkami alebo potrebujete poriadok v daňovej evidencii?
Časté otázky
Je daňová evidencia to isté ako jednoduché účtovníctvo?
Nie. Pri daňovej evidencii nie ste účtovnou jednotkou podľa zákona o účtovníctve, nevediete účtovné knihy v jeho zmysle a nezostavujete účtovnú závierku. Jednoduché účtovníctvo je naopak režim pre účtovnú jednotku so všetkými povinnosťami. Daňová evidencia je jednoduchšia a stačí vám na uplatnenie skutočných výdavkov.
Môžem viesť daňovú evidenciu, aj keď mám zamestnancov?
Áno. Od roku 2014 už neplatia obmedzenia, ktoré kedysi bránili viesť daňovú evidenciu zamestnávateľom alebo pri vyššom obrate. Dnes ju môžete viesť bez ohľadu na výšku príjmov aj pri zamestnancoch, ak uplatňujete preukázateľné výdavky a nie ste účtovnou jednotkou.
Kedy sa oplatí prejsť z paušálu na daňovú evidenciu?
Vtedy, keď máte reálne výdavky vyššie, než koľko vám umožní paušál – teda viac ako 60 % z príjmov, prípadne nad strop 20 000 eur ročne. Typicky ide o živnostníkov s vyššími nákladmi na tovar, materiál, prevádzku alebo drahšie vybavenie. Pri prechode treba podľa § 51a upraviť základ dane o zásoby a pohľadávky.