Náklady na kanceláriu, coworking či domácu pracovňu sú daňovým výdavkom vtedy, keď reálne súvisia s podnikaním firmy. Nájomné a energie znižujú základ dane priebežne, vybavenie do 1 700 eur pôjde rovno do nákladov a drahšie sa odpisuje. Kľúčové je vedieť priradiť výdavok k podnikaniu a mať k nemu doklad.
Čo vôbec patrí medzi náklady na kanceláriu?
Do prevádzkových nákladov kancelárie patrí prakticky všetko, čo firma potrebuje na to, aby v priestore mohla reálne pracovať. Ide o nájomné, energie (elektrina, plyn, voda, kúrenie), internet a telefón, upratovanie, ostrahu, drobný spotrebný materiál aj vybavenie ako stoly, stoličky, počítače či tlačiareň. Rozhodujúca nie je forma výdavku, ale jeho súvislosť s dosahovaním, zabezpečením a udržaním príjmov podľa § 19 zákona o dani z príjmov.
Práve tu firmy najčastejšie tápu. Ak si podnikateľ zariadi kanceláriu, ktorá slúži zároveň ako obývačka rodiny, finančná správa bude pri kontrole skúmať, aká časť nákladov naozaj pripadá na podnikanie. Preto pri zmiešanom využití priestoru odporúčame výdavky krátiť pomerom, ktorý viete obhájiť – napríklad podľa podlahovej plochy vyhradenej výhradne na prácu.
Ako je to s nájomným a energiami?
Nájomné je typickým prevádzkovým nákladom, no má jednu dôležitú podmienku. Ak priestor prenajíma fyzická osoba, nájomné je daňovým výdavkom až po jeho skutočnom zaplatení – vyplýva to z § 17 ods. 19 zákona o dani z príjmov. V praxi to znamená, že nezaplatené nájomné za december si do nákladov roka nezahrniete, aj keď faktúru máte. Ak platíte nájom vopred na dlhšie obdobie, náklad sa navyše časovo rozlišuje do mesiacov, ktorých sa týka.
Energie a služby spojené s nájmom fungujú podobne – patria do nákladov v období, na ktoré sa vzťahujú. Pri preddavkoch na energie sa do daňových výdavkov dostane až reálna spotreba po ročnom vyúčtovaní. Ak riešite, ako sa na náklady kancelárie pozerať v kontexte financovania celej firmy, pomôže vám aj náš text o tom, kedy siahnuť po úvere, lízingu alebo vlastných zdrojoch.
Kedy je vybavenie nákladom a kedy sa odpisuje?
Pri vybavení kancelárie rozhoduje vstupná cena jednej veci. Hmotný majetok so vstupnou cenou do 1 700 eur môžete dať jednorazovo do nákladov v roku obstarania – ide o takzvaný drobný majetok. Sem spadne väčšina stoličiek, monitorov, menších tlačiarní či kancelárskych potrieb.
Ak vec presiahne hranicu 1 700 eur (pri nehmotnom majetku ako softvér je hranica 2 400 eur), stáva sa z nej hmotný majetok a náklad si uplatňujete postupne formou odpisov, spravidla počas štyroch až šiestich rokov podľa zaradenia do odpisovej skupiny. Príklad: konferenčný stôl za 900 eur dáte do nákladov hneď, kým dizajnový nábytkový set za 2 500 eur budete odpisovať niekoľko rokov. Podrobnosti nájdete v článku o tom, ako správne robiť daňové odpisy firemného majetku.
Ako funguje coworking a zdieľané priestory?
Coworking je z daňového hľadiska pohodlný – platíte službu, nie prenájom nehnuteľnosti. Mesačný poplatok za pracovné miesto či zasadačku je celý prevádzkovým nákladom v období, ktorého sa týka, a nemusíte riešiť odpisy vybavenia ani vyúčtovanie energií. To ocenia najmä menšie firmy a jednoosobové s.r.o., ktoré nechcú viazať peniaze v zariadení kancelárie.
Ak časť práce prebieha z domu, situácia je zložitejšia. Konateľ, ktorý pracuje z vlastného bytu, môže firme priestor prenajať alebo si nechať preplácať pomernú časť nákladov – vždy však na základe zmluvy a preukázateľného výpočtu. Bez papierovania a reálneho podkladu takýto výdavok pri kontrole neobstojí.
Kedy si môžete odpočítať DPH z nákladov na kanceláriu?
Ak je firma platiteľom DPH, z väčšiny nákladov na prevádzku kancelárie si daň odpočíta – z energií, internetu, coworkingu aj z nakúpeného vybavenia, pokiaľ priestor slúži na zdaniteľné podnikanie. Podmienkou je riadny daňový doklad a súvislosť s ekonomickou činnosťou.
Špecifický je samotný prenájom nehnuteľnosti. Ten je v zásade oslobodený od DPH, no ak je prenajímateľ platiteľ a rozhodne sa nájom inému platiteľovi zdaniť, DPH z nájomného si nájomca môže odpočítať. Pri zmiešanom využití priestoru sa odpočet kráti. Ak si nie ste istí správnym uplatnením dane, inšpiráciu k pravidlám odpočtu nájdete aj v texte o odpočte DPH pri firemnom aute, kde platia podobné princípy krátenia.
Aké chyby robia firmy pri nákladoch na prevádzku?
Najčastejšou chybou je zahrnutie celého nájmu bytu, ktorý slúži prevažne na bývanie, alebo nákup vybavenia „na firmu“, ktoré reálne používa rodina. Druhou pascou je nesprávne načasovanie – firmy zabúdajú, že nájomné voči fyzickej osobe musí byť zaplatené a že preddavky na energie ešte nie sú nákladom.
Tretím problémom sú chýbajúce doklady. Bez faktúry, nájomnej zmluvy alebo výpočtu pomeru využitia priestoru stráca výdavok obhájiteľnosť. Odporúčame preto viesť si prehľad prevádzkových nákladov priebežne a pri zmiešanom využití mať vopred pripravený spôsob krátenia, ktorý viete kontrolórovi vysvetliť.
Nie ste si istí, čo všetko z nákladov na kanceláriu si firma reálne uplatní? Radi vám nastavíme prevádzkové náklady tak, aby obstáli pri kontrole.
Časté otázky
Môžem si dať do nákladov celý nájom bytu, z ktorého pracujem?
Nie, ak byt slúži prevažne na bývanie. Do nákladov patrí len pomerná časť pripadajúca na priestor a čas reálne využívaný na podnikanie. Tento pomer by ste mali vedieť preukázať, napríklad podľa podlahovej plochy vyhradenej na prácu. Celý nájom bytu určeného na bývanie by pri kontrole neobstál.
Do akej sumy dám vybavenie kancelárie rovno do nákladov?
Hmotný majetok so vstupnou cenou do 1 700 eur za kus môžete zahrnúť jednorazovo do nákladov v roku obstarania. Vec drahšia ako 1 700 eur sa stáva hmotným majetkom a uplatňuje sa postupne formou odpisov. Pri nehmotnom majetku, napríklad softvéri, je táto hranica 2 400 eur.
Prečo musím mať nájomné zaplatené, aby bolo nákladom?
Ak priestor prenajíma fyzická osoba, zákon o dani z príjmov v § 17 ods. 19 podmieňuje uznanie nájomného jeho skutočným zaplatením. Nezaplatené nájomné teda do daňových výdavkov daného roka nevstúpi, aj keď máte vystavenú faktúru. Pri platbe vopred sa náklad navyše časovo rozlišuje do období, ktorých sa týka.